מאמר מבוא לבקרה תקציבית בפרוייקטי בנייה

אלון בן נון

על פי רוב, בקרה הינה פיקוח על תהליך בו קיים קלט (INPUT) ופלט (OUTPUT), כאשר המטרה הינה לשלוט ככל הניתן בתהליך כך שיתקבל הפלט הרצוי.

כך, בדומה, הבקרה התקציבית בפרויקטי בניה קיימת על מנת לשלוט בתהליך במידת האפשר, על מנת להשיג תוצאות טובות יותר, מהפן התקציבי, ולשמר ואף לשפר את רווחיות הפרויקט.

המטרה העיקרית של הבקרה התקציבית הינה הצגת תמונת מצב של הפרויקט למנהל הפרויקט ולהנהלת החברה, ובה בעת לעזור למנהל הפרויקט לשלוט בהוצאות ובהכנסות הפרויקט ולאפשר להנהלה הבכירה לתת פתרונות מוקדם ככל האפשר כאשר ישנן בעיות אותן מנהל הפרויקט אינו יכול או מסוגל לפתור.

טרם ניגשים לבצע בקרה, רצוי וכדאי לפרוט את התקציב לפי משאבים הנצרכים בפרויקט, ואת אלו לאגד תחת סעיפים על פי שלבי הפרויקט או על פי רמות-על של המשאבים הנצרכים.

בתחילת הפרויקט, הערכת האומדנים לגמר נגזרת בדרך כלל מהתקציב. יש לבחון כל משאב בפרויקט – ולהעריך האם התקציב שנקבע נמוך, גבוה או מספק, ובהתאם לזאת לקבוע אומדן כספי לצריכת המשאב לאורך חיי הפרויקט. הנחת היסוד הינה שהאומדנים הראשוניים תואמים לתקציב, אך כאמור זוהי הנחה אותה יש לבדוק עת קיום הבקרה הראשונה.

כפי שכבר נרמז, הבקרה המבוצעת בפרויקט הינה פיקוח לאורך כל חיי הפרויקט ועל כן יש לקבוע זמן מחזור סביר לניתוח ובחינת העלויות. בפרויקט בניה – מגורים, אשר נמשך כשנתיים (בממוצע), בקרה חודשית עשויה לתת מענה מספק ויעיל, מה גם שחודש זהו זמן מחזור לתנועות הכספיות (הן מצד ההכנסות - היזם לקבלן המבצע, והן מצד ההוצאות - לקבלני משנה וכ"א) ולמדד הבניה הנקבע ב – 15 לחודש וממנו נגזרת יתרת התשלום בחוזים הממודדים. גם לוחות הזמנים של הפרויקט עליהם קיים מעקב יעודכנו בכל מחזור בקרה, שהרי אלו חלק מהכלים העומדים לרשות הבקרה בזמן הערכת האומדנים.

לביצוע הבקרה מתודות שונות ומגוונות, כאשר ישנם מספר כללי בסיס הנהוגים ע"י מרבית העוסקים בתחום, אך חופש הפעולה מתיר לבקר יצירתיות מחשבתית בניתוח וחישוב אומדני העלויות ואומדני ההכנסות, בייחוד בפרויקטים מורכבים.

קיימות אסכולות שונות כאשר מתבקשים לקבוע אומדנים. בדרך כלל סביר ואף רצוי שתהיה מחלוקת בין גישת הבקרה למנהל הפרויקט ולהנהלת החברה, בעיקר כאשר מדובר בחברה ציבורית ועליה לתת דיווחים לרשות לניירות ערך.

תמימות דעים בין שלושת גורמים אלו עשויה להוביל לכשל מאחר ואין "אופוזיציה" שתעלה שאלות ותבחן אספקטים נוספים שלא בהכרח באו לידי ביטוי, גם כאשר הבקרה מבוצעת באופן מקצועי.

אודות כל אלו ניתן לפרט עוד רבות. כל הנאמר לעיל הינו בגדר טיפה בים של תמצית העיקר. כמו כן במאמר זה לא ניתנה התייחסות ראויה לשליטה בנתונים, למערכות המידע הנפוצות לביצוע הבקרה ותיאור העבודה הלכה למעשה. פרוט מספק עשוי להכיל ספר עב כרס, אך טעימה נוספת במאמר נוסף.

אלון בן נון

.B.Sc הנדסת תעשיה וניהול ותואר שני במנהל עסקים (MBA), אוניברסיטת בן-גוריון. מעל ל- 8 שנות ניסיון בניהול פרויקטים ובקרה תקציבית. כיום מנהל פיתוח עסקי בחברת סטארט-אפ.

alonbn79@gmail.com