אישור אכלוס בבניין מגורים (טופס 4) - חלק א'

אלעד פור

"טופס 4" - גולת הכותרת, הדובדבן שבקצפת, האישור שעבורו אנחנו נלחמים.
כל כך הרבה פעמים אנחנו שומעים עליו ולא תמיד אנחנו מבינים מה נדרש ואיך ניגשים לכל דבר.

תמיד שאנו מגיעים לשלב הסופי בפרויקט, הצוות כבר עייף, הבעיות מתחילות לצוץ והמועד שתכננו לקבל בו את הטופס 4 נדחה ונדחה, לסיטואציה הזאת יש משמעות כבדה על הוצאות וריווחיות הפרויקט וכמובן שעל לוחות הזמנים, קנסות וכיוצא בזה.

אז הינה קצת טיפים, הסברים ושאר מטעמים.

ספוילר - עדיף אישור אחד ביד משני אישורים "על העץ"

אמל"ק - ראש העיר לא שומע, הכבאי לא יודע, ברוכים הבאים לשטח 100!

לשם מה התכנסנו כאן?

טופס 4 ו/או תעודת גמר (יש עיריות שמאחדות בין השלבים ויש כאלה שלא) הוא האישור הסופי של העירייה, שכולל בתוכו המון אישורים של רשויות שונות, המתיר לחבר את הבניין לתשתיות השונות ולאכלסו.
ובמילים פשוטות, אישור של העירייה לכך שהבניין נבנה כנדרש, ע"פ התקנים וההיתרים השונים ושמותר לאכלס אותו בדיירים המאושרים.
הדרך לקבלת האישור המיוחל היא ארוכה, מסובכת ומערבת המון רשויות כשהעיקריות הן:

עירייה על כל מחלקותיה
חברת החשמל
כבאות והצלה
הג"א (הגנה אזרחית) פקע"ר (פיקוד העורף)
מכוני הבדיקות השונים

המשותף לכל הרשויות הללו הוא שלאף אחת מהן לא באמת משנה/אכפת אם נקבל ט.4 מחר או בעוד שנתיים וכמה קנסות אנחנו עלולים לספוג בדרך, הן רוצות לוודא שהכל בוצע ע"פ הדרישות שמופיעות בהיתרים השונים (לפעמים תקבלו עוד דרישות שלא רשומות בהיתר) ולכן הקבלן נשאר לבד במערכה לסיום הפרויקט וברדיפה אחר הרשויות וקבלת האישורים.

כיצד "מודדים" טופס 4?

הדרך הכי פשוטה למדוד את קבלת ט.4 היא ע"פ המשך שלקח לקבל אותו מסיום שלד המבנה (חלק ניכר מהתהליכים יכולים להתחיל רק לאחר סיום השלד).
שמעתי על פרויקטים מתקופת בר כוכבא שעשו זאת ב-6 חודשים, אני מכיר פרויקטים שעשו זאת ב-7-8 חודשים, אך אם נסתכל על הרוב הגדול (וכמובן שיש להתייחס לאופי הפרויקט, לכל אחד יש מורכבות שונה ותהליכים שונים) אז המשך הרצוי הוא:
פרויקט מגורים סטנדרטי עם מעטפת בטון/חיפוי (ברנוביץ'): 8-10 חודשים מסיום שלד המבנה.
פרויקט מגורים עם מעטפת אלומיניום: 10-12 חודשים מסיום שלד המבנה.

איך מתחילים?

לפני שנצלול לדרישות השונות ולגופים השונים חייבים להבין שבכל התהליך הזה חייבים להיות מסודרים, שיטתיים ועם רצון עז להבין כל דבר לעומק.

לא משנה איך תעשו זאת, תעבדו בצורה מסודרת ושיטתית, אם זה ע"י טבלאות אקסל, מסמכי צ'קליסט בוורד, כתיבה על לוח מחיק, הדפסת קאפה בגודל A0 או כל רעיון אחר שעולה לכם לראש, שוב, העיקר שיהיה מסודר.

כמעט תמיד לכל רשות יש רשימת דרישות מסודרת והדבר הראשון שהייתי עושה הוא לאסוף את כל הדרישות העדכניות (לעיתים הדרישות שניתנו בהיתר כבר לא רלוונטיות ויש תוספות /דרישות חדשות), לפתוח קובץ אקסל ולרשום בטבלה את כל הדרישות, מומלץ להפריד ולכל רשות לפתוח גיליון נפרד בקובץ.
בנוסף הייתי מוודא שליד כל דרישה יהיו רשומים הנספחים שנדרשים בכדי לקבל את האישור ומי האחראי לכך (אנחנו/הקבלן/הפיקוח/היזם).
כמו כן, יש דרישות שתחתן יש כמה תהליכים או דרישות אחרות שיש לבצע (שלא בהכרח רשומות וכאן נכנס העניין ההוא של להבין כל דבר לעומק) וגם אותן צריך לרשום בטבלה.
רצוי להוסיף לכל טבלה עמודת הערות ובה לרשום כל תהליך שבוצע בנוגע לאותה דרישה, החל מ-מהי הדרישה בפועל, מתי שלחתי מייל בנושא, מתי הבדיקה תיעשה, מה נותר לבצע וכו', זה קצת סיזיפי אך זה משאיר אתכם בעניינים כל הזמן.

לסיכום, אלו העמודות שיהיו בכל טבלה:

מספר
תיאור
נספחים נדרשים
אחראי לביצוע
הערות

כמו כן, רצוי לפתוח במחשב תיקייה לכל רשות ובה לשמור בצורה מסודרת את כל האישורים הסופיים.

בכדי לעשות סדר ויזואלי, רק לאחר שיש אישור סופי לדרישה מסויימת הייתי צובע את אותה שורה בצבע כדי שאדע שהמשימה הנ"ל הושלמה.

מה הלאה?

נדרש להתחיל לצלול לעומק ולחקור כל סעיף וסעיף של הרשויות השונות ולהבין מה צריך לבצע, מה קודם למה ומתי צריך לעשות כל דבר, הדרך הכי טובה לעשות זאת היא ע"י:

לשבת עם הקבלנים על הסעיפים הקשורים אליהם ולהבין מהם מה צריך לעשות, סביר להניח שהם כבר עברו בדיקה או שתיים בחייהם ושהם מכירים את כל התהליך מתחילתו ועד סופו.

להתקשר לבודק של הבדיקה הספציפית ממכון הבדיקות ולשאול אותו מה הוא בודק ועל מה צריך לתת דגש, כמעט תמיד הם ישמחו לשפוך ידע ולהראות מקצועיות.

לשבת עם צוות האתר, מנהלי עבודה, מהנדסים, מנה"פים וכל הבא ליד, בטוח יש להם טיפ או שניים בנוגע לתהליך.

בכל הנוגע למחלקות העירייה, מומלץ להגיע לאדם שחותם על האישור הספציפי ולשאול אותו מהן הדרישות שלו (תתפלאו לגלות כמה דברים שלא רשומים בשום טבלה יצוצו פתאום). כן, זה קצת מעצבן לשבת מחוץ למשרד של פקיד ולהמתין עד שבכלל מישהו מתייחס, אבל זה שווה כל רגע.

לשבת עם אדם אחר שכבר קיבל טופס 4 באותה עירייה, ממנו תוכלו להבין המון ולקבל רשימה של אנשי קשר רלוונטיים.

ניהול לו"ז

לאחר שהבנו מהם הדרישות ומה צריך לבצע נדרש להכניס הכל ללו"ז (רצוי בm.s project או באקסל) כך שכל בדיקה/אישור תקושר לפעולות/אישורים/בדיקות שנדרש לבצע לפניה.

לדוגמא, אישור הג"א יתקבל, בין השאר, לאחר שתתבצע בדיקת אטימות לממ"ד/ממ"ק אבל בשביל לבצע את הבדיקה נדרש לרצף את הממ"ד, להזמין דלתות, לקבל ולהרכיב אותן, כנ"ל לגבי החלון הפנימי, לסיים את עבודות הגמר בממ"ד, לאטום את צנרות החשמל, לאטום את הפתח למתז וכו', כל פעולה כזאת צריכה להופיע בלוז עם תאריך מוגדר.
חשוב לנהל את הלו"ז בצורה ריאלית (הכבאי לא יצוץ באתר יומיים לאחר ששלחתם אליו את כל הקבצים) ולוודא שאם פעילות אחת נדחית יש סבירות גדולה שגם אלו שאחריה ידחו ונדרש לעדכן את מועד הסיום שלהן בהתאם.

מצב מלחמה

יש דרישות? יש הבנה? יש טבלה? יש תיקייה? יש לו"ז? יופי! עכשיו צריך באמת להתחיל לעבוד.
נדרש לנהל את כל התהליך הזה אל מול הצוות, הקבלנים, היזם, הפיקוח והרשויות, מומלץ להתחיל זאת לפחות 7-8 חודשים מהמועד הרצוי לקבלת ט.4.

תעשו פעם בשבוע ישיבה עם הגורמים הרלוונטים באתר (מהנדס הביצוע, מנהלי העבודה, הקבלנים) ותוודאו שכל אחד משלים את המשימות שלו בכדי להגיע ליעד. תפתחו את הטבלה שהכנתם ואת הלוז ותבדקו אילו פעילויות ניתן לקדם, מה חסר בכדי להשלים את האחרות ואיפה נמצא הנתיב הקריטי של כל התהליך.

כל הצוות, כולל הקבלנים, צריכים לדבר באותה שפה, כולם צריכים להבין שבדיקה X תתבצע בתאריך Y ושעליהם לעשות Z כדי שהיא תעבור על הפעם הראשונה, חייבת להיות בהירות בנושא.

אחרי שכולם מבינים מה נדרש ולמתי זה נדרש צריך להילחם על כל יום ויום, לא לוותר לקבלן שמנסה לדחות אתכם כי בדיוק אתמול נפטרה לו בפעם השביעית סבתא ולא להאמין לקבלן שאומר שהכל תקין ושהוא "מסיים את כל הבניין תוך יום", דווקא הקבלנים האלה הכי מלחיצים ותמיד נכשלים בבדיקות. נתתם לעצמכם יעד? מצוין, תפרסו אותו לתהליכים קטנים ותעשו הכל כדי לעמוד בהם.

חשוב לציין שלמרות שלא כל הפעילויות הן על הנתיב הקריטי (דחיה של פעילות מסויימת לא תדחה בהכרח את הט.4 עצמו) עדיין יש לנסות ולקבל כל אישור מוקדם ככל האפשר.

הרשויות השונות והתהליכים/אישורים/דרישות העיקריות

חשוב! המאמר מקיף חלק מהתהליכים/בדיקות/אישורים שיש לבצע בפרויקט מגורים ופירוט תהליך הבדיקות אינו מקיף ואינו מהווה תחליף ללמידת התקנים הרלוונטיים.

פקע"ר

גוף צבאי שמאשר את התכנון ואת הביצוע בפועל של הממ"דים/ממ"קים.

בעבר היה "יחסית קל" לקבל את אישורם הסופי אך היום הם עובדים עם טפסים מקוונים (הגשת האישורים דרך האתר שלהם) והתהליך עצמו התארך כך שניתן לומר שאישור הג"א הפך להיות אחד מהנתיבים הקריטיים של הפרויקט.

כיום בכדי לקבל את אישור הג"א נדרש לבצע את כלל הבדיקות, לצלם תמונות של הממ"דים, להעלות הכל לאתר האינטרנט שלהם ולהמתין לקבלת אישור או רג'קטים (ותמיד יש רג'קטים), לרוב מדובר בפינג-פונג ארוך. לאחר קבלת האישור הם לעיתים מגיעים לאתר לבצע ביקורת ולעיתים לא.

בשל הלוז הצפוף מומלץ לקדם את ביצוע עבודות הגמר בממדים ככל הניתן (לסגור ממ"דים ולקדם את עבודות הגמר בהן למרות ששאר הדירה טרם הגיעה לשלב הזה) כך שכחודשיים לאחר סיום השלד כל הממדים בפרויקט יהיו מוכנים ובדוקים.

הבדיקות/האישורים העיקריים שנדרש לבצע הם:

בדיקות "מערך 1"

מה בודקים? שכל הבטונים שנוצקו בקירות ובתקרות הממ"ד בפרויקט הגיעו לחוזק הנדרש.

איך בודקים? ע"י מעבר על מערך 1, טבלה שמקבלים ממכון הבדיקות שליווה את הפרויקט במהלך יציקת השלד. הטבלה מפרטת את תאריך היציקה, האלמנט הנוצק, חוזק רצוי וחוזק סופי של הבטון.

טיפים

יש לוודא שבכל הזמנה של בדיקת בטון אומרים למכון הבדיקות את מספרי הדירות של הממ"דים שנוצקים וכך זה יופיע בתעודת הבדיקה.
יש לנהל טבלה מסודרת ובה ירשמו כל הבדיקות שלא הגיעו לחוזק הנדרש והאם התקבל אישור קונסטרוקטור ו/או בדיקת גלילים בגינם, כמו כן יש לשמור את כל האישורים כך שיהיה ניתן לצרפם למערך 1.
אם במהלך השלד קיבלתם בדיקה ותיאור האלמנט הנוצק אינו נכון, אל תתעצלו, תבקשו שיעדכנו לכם את התעודה, בסוף תצטרכו להוכיח שלכל הממ"דים יש בדיקות תקינות הן ביציקת הקירות והן ביציקת התקרה.

בדיקת טיח

מה בודקים? שעובי הטיח בממ"ד בוצע כנדרש (לא מעל 0.5 ס"מ, ובמידה וכן אז שבוצע ע"פ הפרט, יישום רשת וכו')

איך בודקים? בדיקה מדגמית של כמה ממדים בפרויקט, מבצעים קידוח בקיר שיושם עליו טיח ע"י מקדח כוס ומודדים את העובי.

בדיקת גבס

מה בודקים? שלוחות הגבס (בד"כ איזולציה בקיר החיצוני) בוצעו כנדרש (מרחק בין ניצבים 40 ס"מ וכדומה).

איך בודקים? בדיקה מדגמית של כמה ממדים בפרויקט לפני סגירת הגבס.

טיפים

הבדיקה נעשית לפני שסוגרים את הגבס עצמו לכן מומלץ להשאיר ממד אחד בכל קומה שבו לא סוגרים את הגבס ולזמן את הבדיקה לאחר שיש לנו מס' דירות (אחת בכל קומה) כנדרש.

בדיקת אטימות

מה בודקים? שהממ"ד אטום ולא יוצא ממנו אוויר כשהוא נעול.

איך בודקים? מנפחים את הממ"ד (ע"י מכשיר ייעודי או ע"י טריקת הדלת בחוזקה) ובודקים ע"י שעון לחץ את בריחת האוויר מהממ"ד בזמן נתון (שמתבטאת בירידת לחץ).

טיפים