עדי לוי, מהנדסת אזרחית B.SC , בעלת 12 שנות ניסיון, מנהלת מחלקת מכרזים בקבוצת TGW חברת שטאנג בניה והנדסה.
מדריך: הסודות הקטנים שעושים את ההבדל בין זכייה להפסד במכרז
מילוי מכרז הוא תהליך אסטרטגי הדורש דיוק, ניסיון מקצועי, והבנה עמוקה של הצרכים של המזמין.
לאורך השנים, בניהול עשרות מכרזים מורכבים, למדתי שההבדל בין הצעה שמנצחת לבין הצעה שמסתבכת או נפסלת - נמצא בפרטים הקטנים, בהחלטות בזמן, ובגישה הנכונה.
להלן כמה טיפים מרכזיים, עם דוגמאות מהשטח, שיכולים לעזור לכל העוסקים בקבלנות:
קראו את חומר המכרז לעומק
אל תסמכו על מכרזים קודמים לפני כל חישוב או תמחור, אני תמיד ממליצה לקרוא את כל מסמכי המכרז - כולל נספחים, תרשימים והערות קטנות במפרט. זכור לי מקרה שבו הצוות שלנו כמעט פספס דרישה של המזמין לגבי טפסים מסוימים - אם היינו מסתמכים על מכרזים קודמים, ההצעה הייתה לא תואמת לדרישות והיינו נפסלים.
טיפ: רשמו לעצמכם הערות והבהרות במהלך הקריאה, ודאגו לפגישה עם הצוות כדי לוודא שכולם מבינים את הדרישות בצורה זהה.
חישוב כמויות עצמאי
אל תסתפקו בכתב כמויות במכרז אחד נתקלנו בכתב כמויות שבו הייתה טעות בנפח עבודות העפר. הצוות שלנו ערך חישוב עצמאי, זיהה את הפער והצגנו למזמין תיקון במהלך שלב השאלות. בסופו של דבר, זה הציל אותנו מטעויות יקרות.
טיפ: בדקו כל פריט מורכב או חריג בתכנון, והשוו אותו לשרטוטים - חישוב כפול מונע הפתעות.
תמחור ריאלי
אל תתפתו להוריד מחירים מחיר נמוך לא תמיד מבטיח זכייה. הצעה "נמוכה במיוחד" סובלת מתוספות חריגות בשטח, והתמודדות עם הפסדים. ניסיוננו מלמד שמחיר ריאלי, שמכסה גם עלויות עקיפות, נותן שקט נפשי ומבטיח איכות.
טיפ: חשבו את המחיר כאילו אתם עומדים לבצע את הפרויקט בעצמכם. זה מונע סיכונים ומבטיח שהצעה היא גם תחרותית וגם רווחית.
עבודה עם צוות מקצועי
כוחו של שיתוף פעולה במכרז מורכב אחר, שיתוף פעולה עם מהנדסים, כלכלנים ואנשי רכש אפשר לנו להציע פתרון יצירתי למערך ציוד אלקטרומכני מלא - פתרון שלא היה עולה ללקוח באותו מחיר אילולא העבודה הצמודה בין הצוותים.
טיפ: קיימו מפגשים מסודרים לאורך כל שלבי המכרז כדי לזהות בעיות בזמן ולתקן אותן לפני ההגשה.
למידה וזכרון ארגוני מכל מכרז
גם מאלו שלא זכיתם בהם לא כל מכרז מסתיים בזכייה. אני זוכרת מכרז מורכב שבו לא זכינו, אך ניתחנו את ההערות שקיבלנו מהלקוח, ותוך זמן קצר הפכנו את המסקנות להזדמנות - הצעה משופרת למכרז הבא זיכתה אותנו בפרויקט גדול ומשמעותי.
טיפ: שמרו תיעוד מסודר של כל מכרז - כולל מה עבד טוב ומה פחות. זהו נכס אסטרטגי לכל חברה.
תכנון זמן והיערכות מוקדמת
מילוי מכרז טוב דורש זמן, סבלנות ותכנון. עבודה בלחץ רגע אחרון עלולה להוביל לטעויות קריטיות. לכן אני תמיד ממליצה לחלק משימות בין הצוותים, להגדיר לוחות זמנים פנימיים ולבדוק כל סעיף לפני ההגשה.
שקיפות ומקצועיות הצעת מחיר ברורה, הסברים מפורטים לטכניקות העבודה ומענה מידי לשאלות המזמין מחזקים את המוניטין של הקבלן. בשטח גיליתי שהמזמין מעריך לא רק מחיר, אלא גם מקצועיות, סדר ויכולת להסביר את ההצעה בצורה ברורה.
סיכום
מילוי מכרז הוא תהליך אסטרטגי, הדורש ידע, ניסיון ושיתוף פעולה. הקפדה על קריאת החומר לעומק, חישוב מקצועי, תמחור ריאלי, הבנת הצרכים של המזמין ולמידה מכל מכרז - מעלה את סיכויי הזכייה, מבטיחה איכות ומחזקת את המוניטין של החברה בשוק התחרותי של הבנייה.
במילים פשוטות: כל מכרז הוא הזדמנות - ללמוד, להשתפר ולזכות בהצלחה הבאה.
קהילת הנשים
קבוצת CivilEng (משנת 2009) מנהלת קהילה מקצועית ובה עשרות אלפי חברים וחברות, ומובילה שינוי תרבות בענף הבנייה, הנדל"ן והתשתיות בישראל.
אנו מחוייבים לקדם איכות, מקצועיות, חדשנות ובטיחות, ולהוות מרחב לשיתוף ידע ולהתפתחות מתמדת בכל הדיסציפלינות בתעשייה.
קהילת הנשים (משנת 2019) הוקמה מתוך "אמונה בכוחה של קהילה" ולכן אנו מזמינים אתכן להצטרף אלינו. הגיע הזמן לעבור מצפייה להשתתפות. לבנות יחד עתיד חדשני ומתקדם.