מנהל.ת פרויקטים מטעם היזם? כך תעשו את זה נכון
ניהול פרויקטים בחברות יזמות הוא לא עוד תפקיד ניהולי - זו משימה מורכבת שדורשת שילוב של הבנה הנדסית, כישורים בין-אישיים, יכולת תיאום וניהול מערכות מרובות.
זה להיות האדם שרואה את המפה מלמעלה - אבל נמצא עם הרגליים עמוק בבוץ (או בבנטונייט...) להתמודד עם עשרות משתנים - ועדיין לספק תוצאה מדויקת בזמן.
רכזתי עבורכם את הטיפים שעזרו לי להתנהל בשוטף, בתקווה שתיעזרו בהם, תחסכו בעיקר זמן, כסף והרבה ימים של תסכול...
התנהלות שוטפת - ניהול יומיומי רב-תחומי
מנהל פרויקט בחברת יזמות הוא לא רק פותר בעיות - הוא המנוע המרכזי שמחזיק את כל המערכת בתנועה יום אחרי יום.
כל יום כולל אינספור פעולות, תיאומים, החלטות ותחזיות.
הנה מבט קצר על הפעילות השוטפת:
1. ניהול לו"ז ותיאום קבלנים
- מעקב צמוד אחר לוחות הזמנים והתחייבויות הביצוע של קבלנים וספקים.
- תיאום בין שלבי עבודה, לדוגמה: עמידה בזמנים של הקבלן והקונסטרוקטור כדי לאפשר ביצוע רציף ללא עצירות.
- סנכרון בין עבודות גמר, חשמל, אינסטלציה ואיטום - כדי למנוע כפילויות או השבתות מיותרות.
2. קשר עם יועצים ומתכננים
- ישיבות סטטוס שוטפות עם אדריכלים, יועץ חשמל, אינסטלציה, מיזוג, נגישות ועוד.
- סקירה והפצה של סטים מתואמים לביצוע.
- פתרון התנגשויות תכנוניות תוך כדי תנועה.
3. בקרת תקציב ותזרים
- בקרה תקופתית על מסגרות התקציב מול ביצוע בפועל.
- עדכון התחייבויות, חוזים, ומעקב אחרי חשבונות מאושרים לתשלום.
- תיאום עם כלכלן החברה והמלווה הפיננסי.
4. קשר עם רשויות
- קידום היתרים, טופסי 4, וחיבורים לתשתיות עירוניות.
- טיפול בדרישות בטיחות, רישוי עסקים (לשימושים מסחריים), וועדות חריגים במידת הצורך.
5. שירות לקוחות ודיירים
- מתן מענה שוטף לרוכשים - עדכוני סטטוס, שינויים בדירה, ליווי שינויים.
- ניהול פגישות מסירה ואכלוס.
- טיפול בליקויי בדק ובקשות לאחר אכלוס (במידה ויש).
6. מעקב בטיחות ואיכות
- ביצוע סיורי בטיחות יומיים או שבועיים.
- ווידוא קיום תקנים בעבודות חשמל, בטון, בידוד וכו'.
- פיקוח צמוד של מנהלי עבודה וצוותי השטח.
שורה תחתונה
הניהול היומיומי אינו רק תיאום - אלא אינטגרציה מלאה בין אנשים, משימות, רגולציה, כסף וזמן.
זהו תפקיד שדורש זריזות מחשבתית, יכולת עמידה בלחצים, יכולת בין-אישית גבוהה וראייה מערכתית עם ירידה לפרטים.
במילים אחרות: לדעת כל הזמן מה קורה, למה זה קורה, ומה יקרה אם לא תתערב עכשיו.
סיפור מהשטח: פילר חשמל שמעכב דיפון
בפרויקט שאני מנהל, נתקלנו בפילר חשמל שמוקם במיקום בעייתי ממש בתוך שטח העבודה, בדיוק היכן שתוכננו להיחפר קירות הדיפון. מדובר בחסם ממשי שהיה עלול לעכב את שלב סגירת הקופסה ולהשפיע על כל לו"ז הביצוע.
הודות לזיהוי מוקדם של הבעיה, ובשיתוף פעולה עם יועץ החשמל והקונסטרוקטור, מצאנו פתרון תכנוני ותיאומי שאפשר את המשך העבודה ללא עצירות מיותרות. זהו מקרה קלאסי שממחיש את חשיבות הראייה קדימה והתגובה המוקדמת - מרכיב חיוני להצלחת כל פרויקט.
עולם המכרזים - בחירת הקבלן הטוב ביותר בתקציב מנצח
לפני תחילת הביצוע בשטח, מנהל הפרויקט מעורב בתהליך מכרזים רחב ומקצועי לבחירת הקבלן שיבצע את העבודה.
התהליך כולל בחינת מספר קבלנים רלוונטיים, עריכת מכרז מסודר הכולל פירוט דרישות טכניות, לוחות זמנים, ותנאי תשלום.
לאחר קבלת ההצעות, מתבצע ניתוח השוואתי מקצועי של הצעות המחיר, איכות העבודה המוצעת, ניסיון קודם, זמינות, והתחייבויות.
במקביל, מתקיים משא ומתן אסטרטגי עם הקבלנים המובילים במטרה להשיג את התמורה הטובה ביותר - כלומר מחיר אופטימלי ביחס לאיכות, מהירות ועמידה בלוח הזמנים.
בחירה נכונה במכרז תבטיח לא רק שמירת התקציב אלא גם שקט תפעולי לאורך כל שלבי הביצוע, צמצום סיכונים ועיכובים, והגעה לתוצאה הסופית בהתאם לתכנון ולדרישות החברה.
ניהול חוזים - הבסיס לעבודה שקופה וללא מתחים
אחרי שבחרנו את הקבלן המתאים, מגיע שלב קריטי לא פחות - ניהול המשא ומתן על חוזה העבודה וחתימתו.
החוזה הוא הכלי המרכזי שמגדיר את כללי המשחק בין היזם לקבלן - טווחי ביצוע, תנאי תשלום, עמידה באיכות, טיפול בתקלות, וקנסות על עיכובים.
המשא ומתן על החוזה חייב להיות מקצועי ויסודי, כדי להבטיח שההסכם יגן על האינטרסים של החברה, ויאפשר ניהול ברור, שקוף ויעיל של הפרויקט.
חוזה טוב הוא כזה שבמהלך הביצוע לא צריך לפתוח או לשנות אותו, כי הוא כולל את כל הסיטואציות האפשריות ומסדיר אותן מראש.
ניהול חוזים נכון מונע חיכוכים מיותרים, מאפשר פתרון מהיר של מחלוקות ומוביל לשיתוף פעולה תקין בין כל הצדדים לאורך כל שלבי הבנייה.
עבודה עם קבוצות רכישה
ניהול פרויקטים בקבוצות רכישה דורש גישה אחרת לחלוטין מיזמות רגילה. המימון מגיע מהדיירים, כל הוצאה נבחנת בקפידה, והרגישות לתקציב גבוהה במיוחד.
מנהל הפרויקט הופך למתווך בין הרצון לחסוך לבין הצורך לשמור על איכות, קצב ועמידה בתקנים. תפקידו הוא לייצר שקיפות, יציבות ואמון - ולהחזיק את כל החוטים בידיים שלו תוך התמודדות עם שינויים, דרישות והחלטות קבוצתיות.
קשר עם גורמים מממנים
ללא תזרים - אין פרויקט.
מנהל פרויקט מקצועי צריך לוודא שהמימון מתקבל בזמן, לפי שלבי התקדמות (Draw Down), ושכל גורם - יועץ, קבלן, ספק - מקבל את התשלום שלו במועד.
עיכובים כספיים יוצרים מיד מתחים, עצירות עבודה ואובדן אמון - הן בשטח והן מול המזמין או הבנק. לכן, מעקב הדוק אחרי תזרים, עבודה עם כלכלן, ועמידה בדרישות הגופים המלווים הם חלק בלתי נפרד מהתפקיד.
אספקת חשמל - לטפל מראש
כדי לאפשר עבודה סדירה באתר הבנייה, כבר בשלב הראשוני יש לבדוק עם חברת החשמל האם ניתן לחבר את האתר לחשמל זמני מתאים.
במקרים רבים, התשובה היא שלילית - ואז נדרש לתכנן ולהקים חדר טרפו זמני שיידע לספק את ההספק הנדרש לציוד כבד, מנופים, תאורה, משאבות ועוד. הקמה כזו דורשת:
- תיאום מוקדם עם חברת החשמל
- תכנון הנדסי מוקפד
- ביצוע עבודות תשתית וחשמל בהתאם לדרישות
מי שלא מקדם את זה בזמן - ייתקע באתר חשוך.
המנהל כמנוע מרכזי
מנהל פרויקט מצליח הוא קודם כל איש מקצוע שמבין קצת מהכל. חשמל, תכנון, תשתיות, רגולציה, ניהול תקציב, עבודה עם לקוחות, לוחות זמנים ועוד.
הוא לא בהכרח מומחה בכל תחום - אבל הוא יודע מתי לקרוא ליועץ הנכון, לשאול את השאלות הנכונות, ולחבר בין כל הקצוות - מבלי שהפרויקט יתפורר באמצע. זה תפקיד שמשלב:
- קבלת החלטות בזמן אמת
- פתרון בעיות בשטח
- תקשורת עם בעלי עניין
- שליטה בתקציב ולו"ז
אין תגובות