הנפילה למחילה - על ניהול סיכונים ואי־ודאות בפרויקטים

"אליס בפרויקט הפלאות" - סדרת כתבות על ניהול סיכונים, קונפליקטים והחלטות בעולם הפרויקטים.

סדרת כתבות שמחפשת את ההיגיון בתוך הטירוף הניהולי - ומוצאת בו תובנות אמיתיות על סיכונים, החלטות ואנשים.

כולנו מכירים את אליס. ילדה סקרנית שנופלת לפתע למחילת ארנב, ומוצאת את עצמה בעולם זר, מוזר ומלא יצורים בלתי צפויים. היא לא תכננה ליפול, לא ידעה מה מחכה לה, לא היה לה זמן לעצור ולחשוב. פשוט - נפילה.

אם נשים רגע את סיפור הילדים הקסום בצד, נגלה שכל אחד מאיתנו היה שם. לא במחילת ארנב, אלא בתוך פרויקט. אירוע בלתי צפוי, תקלה חוזית, עיכוב בקבלת החלטות, קבלן שלא עומד בזמנים - ופתאום גם אנחנו מוצאים את עצמנו עמוק בתוך מחילה שלא תכננו להיכנס אליה.

אז מה עושים שם למטה? ואיך מנהלים את ה"נפילה" הזו מבלי לאבד שליטה?

הנפילה עצמה: כשלא זיהינו את הסיכון מראש

אליס לא עצרה לשאול אם נכון להיכנס למחילה. היא פשוט ראתה ארנב רץ - ורדפה אחריו.

גם בפרויקטים, פעמים רבות אנחנו פועלים כך: נדמה שהכול תחת שליטה, ואז בלי הכנה מוקדמת - אנחנו בפנים.

השלב הראשון בניהול סיכונים הוא בכלל לזהות שאנחנו עלולים ליפול. אילו הייתה אליס שואלת, בשפתנו, "מה יכול להשתבש?", ייתכן שלא הייתה נכנסת. אבל גם אם נפילה היא בלתי נמנעת, אפשר להשתמש בזמן שבין "התחלנו ליפול" ל"נחתנו" למשהו חשוב: לסדר מחשבות, לבחון את המציאות החדשה ולגבש תוכנית חילוץ.

החלל הגדול והדלת הקטנה - כשהמציאות כבר השתנתה

אליס נוחתת בחדר עצום מימדים. מולה שורה של דלתות, אך היא מתמקדת באחת - זו שהארנב עבר בה, ושהיא קטנה ממידותיה.

כילדה תהיתי מדוע אינה מנסה לפתוח דלת אחרת. אולי היו נפתחות בפניה אפשרויות חדשות. אולי הייתה מגלה עולם אחר לגמרי.

גם בניהול פרויקטים קורה אותו דבר: לעיתים אנחנו "ננעלים" על פתרון אחד או נתיב פעולה יחיד, מבלי לעצור ולשאול אם יש עוד דרכים לצאת מהמצב. זו אחת הטעויות הנפוצות ביותר של מנהלים בזמן משבר - המיקוד בפתרון אחד בלבד, גם אם הוא לא בהכרח המתאים ביותר.

ניהול סיכונים חכם מחייב אותנו לבחון מחדש את ההזדמנויות והחלופות בכל שלב, גם אם הן נראות מוזרות או פחות נוחות. לא תמיד יש רק דלת אחת.

"שתי אותי" - לפעמים אין ברירה אלא לשנות פרספקטיבה

כדי לעבור את הדלת, אליס נאלצת לשתות שיקוי שמקטין אותה. היא לא יודעת מה יקרה לה בעקבותיו, אבל מבינה שאין ברירה - הצעד הבא הוא המפתח להתקדמות.

בניהול פרויקטים, הרגע הזה מוכר היטב. יש מצבים שבהם לא ניתן לדעת מראש מה יקרה אחרי שנעשה את הצעד הבא. השינוי מפחיד, אי־הוודאות מטרידה - אבל לעיתים ההחלטה עצמה היא הפעולה הנכונה ביותר.

הימנעות מהחלטה עד שתהיה לנו "תמונה מלאה" עלולה להשאיר אותנו לנצח באותו חדר עצום, מול דלת סגורה. פעולה אמיצה - גם אם לא מושלמת - עשויה לפתוח בפנינו עולם של אפשרויות חדשות.

על עצות שלא שומעים ואנשים שלא מקשיבים להם

האם הייתה אליס מקשיבה לארנב אילו הזהיר אותה לא להמשיך? ספק רב. הרי גם בחיים האמיתיים, כמה מאיתנו באמת מקשיבים לעצות שמגיעות מאנשים שפגשנו רק אתמול?

בתוך פרויקטים, אנחנו מוקפים ב"זחלים" - יועצים, מומחים, מפקחים -שמספקים לנו תובנות. לעיתים קרובות, דווקא בזמן משבר, אנחנו נוטים לפטור את דבריהם כלא רלוונטיים. לפעמים, אנחנו שומעים - אבל לא באמת מקשיבים.

ניהול סיכונים אפקטיבי דורש גם פתיחות לשמוע קולות חיצוניים, במיוחד כשהם אינם תואמים את תפיסת עולמנו. לא כל עצה נכונה, אך כל עצה ראויה להיבחן.

המוצא היחיד הוא הצעד הבא

הדלת של אליס לא מותאמת למידותיה, המשקה לא מוכר לה, והוראות ההמשך אינן ברורות. ובכל זאת - היא צועדת קדימה. כי לעיתים, זה המוצא היחיד.

גם בפרויקטים אמיתיים יש רגעים שבהם הידע שלנו חלקי, אי־הוודאות גבוהה, וכל מה שנותר לנו הוא לבחור בצעד הבא, מתוך הבנה ששם - מאחורי הדלת - ייווצרו תנאים חדשים.

החשש הזה הוא אולי אחד הקשיים הגדולים ביותר של מנהלי פרויקטים: החשש לפעול כשאין ודאות מלאה.

אבל המציאות היא שאף פרויקט לא מנוהל מתוך ודאות מוחלטת. כל החלטה שאנחנו מקבלים היא הימור מחושב. תפקידנו הוא לדייק את ההימור הזה עד כמה שניתן - לא לבטל אותו.

5 עקרונות לניהול סיכונים בזמן “נפילה”

כדי להפוך את הנפילה ממכה ליתרון ניהולי, הנה חמישה עקרונות פשוטים שכדאי לזכור:

1. עצור לזהות שאתה נופל. ההכרה במציאות החדשה היא הצעד הראשון. עד שלא תגדיר את הסיטואציה, לא תוכל לנהל אותה.
2. נצל את זמן הנפילה לחשיבה. גם אם האירוע הפתיע אותך - יש רגע בין הנפילה לנחיתה שבו אפשר להתחיל לתכנן את הפעולה הבאה.
3. בחן כמה דלתות. אל תנעל את עצמך לפתרון אחד. ייתכן שהיציאה מהמשבר נמצאת בכלל בכיוון שלא שקלת.
4. אל תחשוש מצעד חלקי. גם החלטה שאינה מושלמת עדיפה על עמידה במקום. הפעולה הראשונה תאפשר למידע חדש לזרום.
5. הקשב לאחרים - באמת. לא כל עצה תתאים, אבל כל עצה יכולה לשנות את האופן שבו אתה מבין את המצב.

סיכום - מחילה היא לא סוף, היא תחילתו של סיפור

בסוף, מזל שאליס רק חלמה - כי לו היו למאורעות ההם השלכות אמיתיות, אולי היינו נבהלים יותר ופחות נהנים מהסיפור.

אבל בפרויקטים אמיתיים, הנפילה למחילה איננה חלום. היא מתרחשת שוב ושוב - לפעמים כטעות אנוש, לעיתים כתוצאה מגורם חיצוני, ולפעמים פשוט כי החיים חזקים מכל תוכנית.

והבשורה הטובה? כמו אליס, גם אנחנו יכולים לבחור איך ננוע בתוך העולם הזר שאליו נפלנו. האם נעמוד מול הדלת ונתלונן שהיא קטנה מדי, או שנשנה את עצמנו כדי לעבור דרכה? האם נקשיב לזחל שמייעץ, או שנתעלם ממנו? האם נישאר בחדר ונחכה לישועה - או שנעשה את הצעד הבא גם אם איננו יודעים מה מצפה לנו?

ניהול סיכונים אמיתי איננו רק למנוע את הנפילה - אלא לדעת איך לנהל אותה כשהיא מתרחשת. ומי יודע, אולי מאחורי הדלת שמפחידה אותנו ביותר, מסתתרת ארץ הפלאות.