ניהול זמן, האם אפשר לנהל את מה שאין שליטה עליו?

זמן הוא משאב יקר ובלתי חוזר. יש לו השפעה ישירה על איכות, עמידה ביעדים ועלות הפרויקט.

ניהול זמן אפשרי כאשר לפרויקט מוגדרים לוחות זמנים אמינים וחזקים שקל לצפות בהם.

עלינו לבנות בסיס טוב ואמין של לוח זמנים, שישקף את התכנון והביצוע המתוכנן מראש, המתוזמן באמצעות קשרים הנדסיים ולוגיסטיים נכונים. נדרשת שליטה מלאה בפרטי הפרויקט והיכרות מעמיקה עם הדרישות החוזיות מצד אנשי המקצוע.

להלן 5 שלבים לניהול אפקטיבי של לוחות זמנים בפרויקטים בתחום בנייה ותשתיות:

1. הגדרת אבני דרך עיקריות (בדרך כלל בין 4 ל 6 אבני דרך)

התהליך מתחיל מלוח זמנים אב הקובע מסגרת נתונה ומחלק את הפרויקט לשלבים מרכזיים בו יוגדרו אבני דרך עיקריות. בדרך כלל אבני הדרך יוגדרו על ידי המזמין כחוזיות.

2. לוח זמנים מפורט והגדרת אבני דרך למעקב כל 8-4 שבועות.

לקבלן המבצע אבני הדרך החוזיות לא מספקות את הבקרה הנדרשת ולכן קביעת אבני דרך למעקב הינה חובה! ההגדרה משתנה לפי סוג הפרויקט לדוגמא: עבור מבנים יוגדרו אבני דרך לפי תתי שלבים של ביסוס, שלד או מעטפת. בכבישים לפי אלמנטים, שלבי ביצוע, מקטעי עבודה.

יש לתת תשומת לב לעבודות על הנתיב הקריטי ועבודות בעלות פוטנציאל להיכנס לנתיב הקריטי (לקח בחשבון תמיד משתנה). באמצעות העמסת משאבים כמותיים יוגדרו אבני דרך למעקב לפי כמות מצטברת. אבני הדרך למעקב הינם מדד לבקרה של תפוקות, יציבות, זמן וניהול.

3. מעקב ( look-ahead plan)

"תוכנית מבט קדימה" מתמקדת במסגרת זמן קצרה יותר, בדרך כלל של 6-4 שבועות. התהליך מסייע בהסרת מכשולים במסגרת מעקב שוטף, צוות הפרויקט מזהה אילוצים בפעילויות העתידיות והתנגשויות בתכנון . מנה"פ, מהנדסי ביצוע ומנהלי עבודה נערכים מבחינת חסמים, קבלנים, חומרים, ציוד ועוד.

4. סקירת סיכונים

לפני שסיכון יתממש ויהפוך לאירוע מעכב, חובה לנהל ניטור סיכונים ותוכנית חלופית. ככל שבשלבים המוקדמים יזוהו הסיכונים ויוצפו דגלים מול מתכננים, ספקים, גורמי צד ג', מזמין - כך גדל הסיכוי ליישום תוכנית חלופית, מניעת עיכוב והקטנת הנזק.

השלב הקודם "תוכנית מבט קדימה" מבטיח ניטור מתמיד וזיהוי סיכונים חדשים.

5. תוכנית שבועית

תוכנית עבודה שבה הצוות מתחייב למשימות ספציפיות לשבוע הקרוב. שלב זה יתממש כאשר כל האילוצים נפתרו בשלב הקודם.

לוח זמנים משקף את התכנון, יעדים וציפיות. הוא דינמי, משתנה בכל רגע ,הוא מתעד את מהלך הפרויקט כמו ספר היסטוריה ומהווה מקור לידע ארגוני. אך זו  לא מטרתו המרכזית.

המטרה היא להפוך את לוח הזמנים לכלי ניהול ולהצלחת הפרויקט. באמצעותו מנהל הפרויקט יוכל לשלוח מבט לעתיד, להתכונן, להתריע, להציף בעיות, לקבל החלטות וליישם אותן.

לכלי הזה יש פוטנציאל עצום - והוא מעניק למנהל הפרויקט את הכוח להוביל את הפרויקט להצלחה.