אתגרים בגיוס: איך להפוך את המנהל המגייס לשותף אמיתי להצלחה

תהליך הגיוס הוא תהליך קריטי עבור ארגונים, במיוחד בענף הבנייה, שבו דרושים עובדים מוסמכים, מקצועיים ואיכותיים, שמתאימים לתרבות הארגונית ולתנאי השטח בתפקידים רבים.

בענף הבנייה גיוס מדויק, איכותי ומהיר חשוב שבעתיים – בפרויקטים בענף, המאופיינים בלוחות זמנים צפופים וקשיחים, בתקציבי עתק ובגורמים רבים המעורבים בהם, כל פער בכוח האדם עשוי להשפיע על העמידה בלוחות הזמנים והתקציב ולהביא לפגיעה חמורה בהם.

כשישנו ביקוש רב להעסקת עובדים ומשאבים מוגבלים, כל טעות בתהליך הגיוס עלולה להוביל להשלכות חמורות יותר מאשר מחסור בעובדים. מה קורה כשמנהלים עוברים על החוק במסגרת הראיון? מה המשמעות של טעויות "קטנות" שהמראיינים עושים, שעלולות להיות להן השפעות גדולות על הארגון?  אמנם אצלכן בארגון זה כמובן לא ככה אבל תתפלאו לשמוע איך זה נראה בארגונים מסודרים פחות (-;

בכתבה זו נשתף אתכם בדרכים שבהן מנהלים יכולים לפגוע בתהליך הגיוס, ולהציע המלצות מעשיות למניעת בעיות אלו.

מהם האתגרים הנפוצים בשלבי הגיוס של המנהלים המקצועיים?

רוב המנהלים לא למדו איך לגייס - הם למדו הנדסה או נושאים מקצועיים אחרים, למדו כיצד לנהל תקציב, יעדים ומשימות, כיצד לנהל לוחות זמנים או להוביל צוותים בשטח. לכן, גם מנהלים מקצועיים, המנוסים בניהול פרויקטים מורכבים ובקבלת החלטות בשטח, נתקלים לעיתים רבות בקשיים כשזה נוגע לגיוס עובדים. אלו האתגרים הנפוצים בנושא:

1. חוסר בהירות לגבי צרכי הגיוס - כאשר המנהל לא מגדיר בצורה ברורה את הצרכים, נוצרת אי־התאמה בין מה שמחפשים לבין מי שמגיע להתראיין בפועל. לדוגמא, תיאור תפקיד לא מדויק עלול למשוך מועמדים שאינם מתאימים.
2. חוסר זמינות לראיונות ולתהליכים - מנהלים עסוקים שלא קובעים מועד לראיונות מראש או שלא משתתפים בתהליך, מעכבים את הגיוס. עיכובים עלולים לגרום למועמדים לקבל הצעות ממעסיקים אחרים.
3. תיאורי משרות לא מדויקים או מטעים - תיאור תפקיד שאינו משקף את מהות העבודה מהווה פער בציפיות בין הארגון והעובד המגויס ועלול להוביל לנטישה מוקדמת של מגויסים.
4. השקעה מינימלית בתהליך הגיוס - גיוס איכותי דורש זמן ומשאבים. השקעה מינימלית עלולה להוביל לגיוס לא מתאים.
5. התמקדות יתר בכישורים טכניים והזנחת התאמה תרבותית - התמקדות רק בכישורים טכניים עלולה להוביל לגיוס עובדים שלא מתאימים לתרבות הארגונית או לתנאי העבודה.
6. חווית מועמד לא חיובית - תהליך גיוס לא מסודר פוגע במוניטין הארגוני ויכול להשפיע על יכולת הגיוס בעתיד.

"אז מתי את מתכננת להיכנס להיריון?"

גם בזמן הראיון עצמו עושים המנהלים המקצועיים "פאולים" רבים (גם המנוסים שבהם), הרבה מהם נעשים בטעות, היות ואנשי המקצוע אינם מגייסים מקצועיים, הם אינם מכירים את ה-Do's וה-Don'ts בתחום – מה מותר ומה אסור לשאול או לומר, מה מהווה עבירה על החוק ומה סתם חסר טעם ופוגע בתהליך ובמוניטין.

חוסר המקצועיות של המנהלים, בשילוב חוסר מודעות לחוקי שוויון תעסוקה מוביל למגוון שאלות בלתי חוקיות ועד כאלה שעשויות לעיתים להיתפס כתמימות אולם עלולות לעלות במחיר יקר – שאלות על מצב משפחתי, על דת ואמונה, דעה פוליטית ומוצא, על מצב רפואי או נפשי, על מצב כלכלי, גיל, נטייה מינית וזהות מגדרית הן כולן אסורות בתכלית. אפילו שאלות "תמימות" על מקום מגורים הן אסורות. ניתן לפתור זאת בעזרת שאלות עקיפות אולם זוהי מיומנות שיש להביא לתודעה ולתרגל.

שוחחנו עם מנהלות גיוס רבות, בארגונים מסוגים שונים בענף, ושמענו מכולן דברים דומים ותלונות על אנשי המקצוע המראיינים בארגון שהורסים להן את תהליכי הגיוס ולא תמיד מצליחים לראות את טובת הארגון והמוניטין שלו בשיחות אלה, ומתקשים להבין שהפנים שלהם הן הפנים של הארגון בעיניי המרואיין. ריכזנו את הטעויות העיקריות שעושים המראיינים בזמן הראיון:

1. חוסר הכנה מוקדמת - מנהל שמגיע לראיון בלי לקרוא את קורות החיים, לא מכיר את המועמד או את פרטי המשרה לעומק יוצר רושם של חוסר רצינות ובלבול. התוצאה היא שמועמדים טובים מרגישים שלא מעריכים את זמנם, ולעיתים אף בוחרים לוותר על המשך התהליך.
2. לדבר במקום להקשיב - במקום לשאול שאלות ולתת למועמד להציג את עצמו, יש מנהלים שמדברים רוב הזמן על החברה או על הפרויקט. התוצאה היא שקשה לזהות באמת את כישוריו והתאמתו של המועמד, והוא יוצא מהשיחה בלי תחושת הקשבה או עניין אמיתי בו.
3. ראיון קצר וחפוז - מנהל שמקדיש חמש דקות “לסמן וי” על ראיון, או מבצע אותו בין פגישות בלחץ זמן, מעביר מסר שגיוס אינו חשוב באמת. התוצאה היא פגיעה במיתוג המעסיק, והעברת מסר של חוסר רצינות - גם למועמד וגם לצוות הגיוס.
4. שאלות לא רלוונטיות או לא מקצועיות - לעיתים מנהלים נוטים לשאול שאלות שאינן קשורות ישירות לתפקיד, או אפילו שאלות שעלולות להיתפס כפולשניות (כמו מצב משפחתי או מגורים). מעבר לחשיפה לסיכון משפטי, הדבר עלול לגרום לחוסר נוחות ולפגוע בחוויית המועמד.
5. הערכה רגשית ולא מקצועית - מנהלים רבים מבססים את ההתרשמות על “תחושת בטן" - האם המועמד “נראה מתאים” - במקום על קריטריונים מוגדרים. בפועל, גיוס לא מבוסס נתונים עלול להוביל לאי-התאמות מקצועיות או תרבותיות ולשחיקה גבוהה.
6. חוסר עקביות בראיון - כאשר מנהלים שואלים מועמדים שונים שאלות שונות לגמרי או משנים את הקריטריונים תוך כדי תהליך אי אפשר להשוות בצורה הוגנת. התוצאה היא הטיה בתהליך הגיוס ופגיעה באובייקטיביות.
7. חוסר שיתוף פעולה עם צוות הגיוס - לעיתים המנהל רואה בעצמו “בעל הבית” של התהליך, ומדלג על תיאום עם מחלקת הגיוס או מתעלם מהמלצותיה. התוצאה היא בלבול בתקשורת עם המועמד, חוסר אחידות במסרים ופגיעה באחוזי סגירת משרות.

איך מתרגמים את השגיאות הנפוצות לפעולה מונעת בפועל?

אז אחרי שהבנו היכן מתרחשות הטעויות וכמה גדול האימפקט שלהן על איכות הגיוס, הגיע הזמן לעבור מהבנה ליישום. שיתוף פעולה נכון בין המנהל המגייס לצוות הגיוס הוא לא רק עניין של תקשורת טובה אלא של תהליך סדור, הגדרות ברורות ותרבות ארגונית שמכירה בכך שגיוס הוא משימה משותפת. ריכזנו עבורכן שורה של המלצות מעשיות בנושא:

1. הגדרה ברורה של הצורך - קבעו מפגש מקדים בין המנהל הישיר ומחלקת הגיוס כדי לבנות תיאור תפקיד מדויק.
2. הגדרת תהליך גיוס יעיל - הגדירו מסגרת זמנים ויעד וודאו שהמנהל מכיר את מסגרת הזמן, מחויב לה וזמין לראיונות ולמשוב מהיר.
3. הכשרת מנהלים במיומנויות גיוס - השקיעו בהדרכת מנהלים כיצד לראיין ולבחון מועמדים בצורה נכונה. אפשר להכשיר אותן פנימית – על בסיס הניסיון של צוות הגיוס, וניתן להיעזר בהדרכות חיצוניות של אנשי מקצוע בתחום.
4. תכנון חווית מועמד חיובית - שמרו על תקשורת עקבית עם המועמד, והעניקו משוב מכבד לאחר התהליך.
5. מדידה ושיפור מתמיד - עקבו אחרי נתונים חשובים ונתחו מקרים שבהם גיוס נכשל כדי לשפר את התהליך.

גיוס אפקטיבי הוא אחריות משותפת

מנהלים מקצועיים בענף הבנייה ממלאים תפקיד מפתח בהצלחת תהליך הגיוס. פגיעה באחד מהיבטים המרכזיים יכולה להוביל לבעיות רבות. לעומת זאת, כאשר המנהלים והארגון פועלים כשותפים בתהליך, הם מבטיחים איכות לארגון ומחזקים את הצוות בשטח.

אנחנו ממליצים על בניית תהליך של תיאום ציפיות משותף עם המנהל ודיוק המסרים הארגוניים כמו גם היכרות מעמיקה יותר עם החוק, עם מה שמותר ואסור לשאול והדרך לשאול את השאלות הרצויות בצורה עקיפה וחוקית. במידת הצורך מומלץ לקיים סדנה עם המנהלים שמגייסים כדי לבחון את התהליכים הפנימיים והנקודות לשיפור.