הטמעת מערכת מידע – מתכנון נכון ועד להשגת השיפור בביצועים העסקיים

ענף הנדל"ן מגלה לאחרונה סימני צמיחה בהשקעות בטכנולוגיות המסוגלות לספק את התשתית הדרושה להתמודדות עם התחרות הגוברת בענף. הן גם מספקות את התמיכה התהליכית הדרושה לצורך צמיחה, תפעול יעיל ומענה לרגולציות המשתנות בענף.

למרות זאת, חברות רבות עדיין אינן מקצות את המשאבים הנדרשים לכך.

באופן מסורתי, ענף הנדל"ן הוא שמרני וככזה, הוא אינו ממהר לאמץ טכנולוגיות ניהול מידע או טכנולוגיות אחרות שעשויות לשפר את היעילות התפעולית של החברה ואת יכולת קבלת ההחלטות של מנהליה (קרי -  להגדיל רווחים לחברה בתום תקופת ההשקעה).

התוצאה היא היצע נמוך של פתרונות טכנולוגיים (יצרני תוכנה לא השקיעו בפתרונות עבור הענף וקיים ייצוג מינורי בלבד של יצרני תוכנה מחו"ל) מצד אחד, ומצד שני, כשכבר הוחלט על השקעה, ביצוע של פרויקטים, לרוב, בצורה כושלת או בהשגת ניצול חלקי של יכולות הטכנולוגיה.

ניתן להעריך כי הפסדי הענף בהקשר זה מוערכים בעשרות עד מאות מיליוני שקלים בשנה. 

דוגמאות לתהליכי עבודה לא ממוכנים וההפסדים (שנתיים) שנגרמים (הערכה):

• תהליך קבלת החלטות מבוסס על אינטואיציה וניסיון ולא על סמך ידע/נתונים עדכניים או חקר. לא ניתן להעריך את ההפסדים כתוצאה מתהליך קבלת החלטות זה אך ברור שיש לכך מחיר יקר. 
• תהליכי שימור ידע אינם מיושמים - השקעת משאבים חוזרים למתן מענה לאתגרים החוזרים מפרויקט לפרויקט. השקעה זו מוערכת לבדה בעשרות מיליונים.
• קושי לאתר מסמכים/תכתובות של לקוחות/דיירים. מושקע זמן רב באיתור מסמכים כשלקוח/דייר מחליט לתבוע את החברה. ההפסדים השנתיים כתוצאה מהפסדים בתהליכים משפטיים מוערכים במיליונים רבים. 
• חוסר יעילות בתפעול של מערך ה-Back Office. הפסדים מוערכים בעשרות מיליוני שקלים. דוגמאות:
  • חשבונות קבלן מוזנים במערכת אחת ולאחר אישורן מוזנים שוב אל המערכת הפיננסית.
  • הרשמות וחוזים מוזנים אל מערכת השיווק והמכירות ואז מוזנים ידנית אל מערכת ניהול החוזים (משכנת).
  • הזרמת בקשות רכש מאתר הבנייה למטה באמצעות מייל/טלפון/ווטסאפ, שגורמות לטעויות ניכרות בהזמנות הרכש. דוגמא: באחד מאתרי הבנייה בעיר ימים הוזמן סוג בטון שאינו תואם את בקשת האתר. החזרת החומר לספק ועדכון ההזמנה החוזרת יצר עיכוב של יומיים בתהליך הבנייה והפסד מוערך של מאות אלפי שקלים - באתר אחד בלבד. 
• שירות לקוחות – בחלקן הגדול של החברות לא מסופק שירות לדייר באמצעות האינטרנט. ההפסד לענף מוערך בעשרות מיליוני שקלים. דוגמאות:
  •  אין ספור בקשות דיירים להפקת מצב חשבון באמצעות שיחות טלפוניות.
  • שליחת מצבי החשבון בדואר.
  • בקשות שירות (בדק) המתקבלות טלפונית או באמצעות המייל.
  • בקשות למעקב אחר סטטוס הבנייה.
  • בחירת חומרי גמר באמצעות הגעה פיזית לאתר המטה או הבנייה.
     

ניתן להשיג את התוצרים מביצוע הפרויקטים תוך קבלת עלות/תועלת גבוהה מההשקעה ומיקסום הרווחים ממנה לחברה. אך עדיין יש חסמים: 

• קיים חשש מאימוץ טכנולוגיות מתקדמות בשל הערכת חסר של יכולת הצוות התפעולי וצוותי הבנייה (למשל, התקנים ניידים לפעילות און ליין מחוץ למשרדי המטה).
• ביזור מערכתי. ניתנת עדיפות למחיר פר פתרון, מול השקעה במערכת אינטגרטיבית (היקרה יותר) הנותנת פתרון לכל ה-back office של החברה.
• מערך המידע בחברות אינו מנוהל על ידי מומחה של מערכות מידע. החברות רוכשות שירות של טיפול בתשתית הטכנולוגית אך לא רוכשות שירות של מומחה מערכות מידע שתפקידו לחבר בין המערכות ובין הצרכים העסקיים של החברה (למעט כמה חברות בודדות). 
• התקציב התפעולי השנתי אינו כולל תקצוב לשדרוג היכולת העסקית של המערכות הקיימות (תמיכה בהתאמות לצרכים עדכניים/חדשים של החברה) וכמעט ב 100% של המקרים לא יתבצעו השקעות נוספות לאורך מחזור חיי המערכת.

כשמתבצעת השקעה בפרויקט, התהליך מבוצע ללא השלבים הבאים :

• ניתוח של החזון קדימה.
• ניתוח עסקי של הצרכים הנוכחיים והעתידיים.
• תכנון הארכיטקטורה הרצויה שתואמת את צרכי החברה בעתיד.
• תיחור מבוסס ניתוח צרכים של ספקי פתרון בשוק.
• ליווי מקצועי של ייעוץ וניהול פרויקטים (כמו בענף הבנייה עצמו....).
• תכנון של משאבים הנדרשים לתהליך ההטמעה שיבטיח את הצלחת הפרויקט.
• תהליך ההטמעה מבוצע באמצעות הדרכה פונקציונלית ולא על ידי יישום של תהליכי עבודה מתוכננים בשטח תוך התמודדות עם אתגרי היום יום של חברות הבנייה

תשתית הניהול המתקבלת מתאפיינת בעלויות/הפסדים הבאים:

• עלויות תחזוקה גבוהות לאורך השנים ביחס לתרומה של הטכנולוגיה שנבחרה.
• ניצול נמוך של הטכנולוגיה, שאומצה בעיקר בשל תהליך הטמעה כושל.
• הפרויקט נמשך על פני זמן רב, מה שמגדיל מאוד את העלות/תועלת של הפרויקט.
• כשלון מוחלט בהטמעה של תהליכים מורכבים וקריטיים לחברה (כמו למשל בקרת תקציב הנדסי).
• תהליכים עסקיים מיושמים בצורה לא יעילה (מבוצעים חצי אוטומטית או חצי ידנית).
• אינטגרציה ידנית בין מערכות. 
• נתונים מוקלדים יותר מפעם אחת למערכות שונות.
• חוסר אחידות בתוצאות הדוחות השונים.

אז מה עושים על מנת להבטיח את הצלחת הפרויקט? אלה השלבים: 

1. יש למנות מנהל פרויקט (גורם פנימי או חיצוני) שייקח בעלות מלאה על הפרויקט ויהיה אחראי על הפעילות  לכל אורכה, תוך מחויבות להצלחת הפרויקט.
2. יש לנתח את החזון של החברה בטווח של בין 5 ל-10 שנים הקרובות ולשקלל זאת לפתרון הנדרש (למשל, כניסה לתחום שהחברה לא עסקה בו, כניסה לשווקים חדשים וכו).
3. הגדרה מדויקת של המטרות והיעדים מהתהליך (מה אנחנו רוצים להשיג בסוף הפרויקט?).

דוגמא להגדת מטרות ויעדים:

4. עלינו לבצע ניתוח של המצב הקיים בתהליכי העבודה (מה עובד יעיל, מה לא עובד יעיל וכו'). דוגמא לניתוח התהליכים של השיווק והמכירות במצב הקיים:
 

הניתוח יאפשר לזהות את התהליכים שמצריכים את הקצאת המשאבים הנדרשת לטיפול בכל תהליך ותהליך והיכן נדרש לפרט לעומק את הדרישות במסמך האפיון על מנת לייעל את התהליך.

5. עלינו לנתח את עלויות התחזוקה המשולמות בכל שנה. דוגמה לניתוח עליות תחזוקה:
 

הניתוח יאפשר לנו לתכנן ארכיטקטורה מתוכנת שתפחית את הוצאות התחזוקה למינימום הניתן.

דוגמה לתכנון הסבה מארכיטקטורה קיימת לארכיטקטורה חדשה שתפחית את עלויות התחזוקה למינימום ותספק יעילות גבוהה ביישום התהליכים העסקיים:

6. יש לבצע תהליך של הגדרת צרכים מפורטת ואפיון מקדים.
7. הגדרת הארכיטקטורה הנדרשת (ביזור/ריכוז) על בסיס השלבים הקודמים שבוצעו.
8. בחירת פלטפורמה טכנולוגית על בסיס התהליכים העסקיים הנדרשים (תיחור ספקים).
9. יש לבצע הגדרה של הסיכונים בפרויקט (התנגשות עם ביצוע פרויקטים של בנייה, הקצאת משאבים לטובת הפרויקט, הערכות עם תשתית טכנולוגית ועוד).
10. יש לפתח תוכנית עבודה מפורטת שתספק מענה לכל הסיכונים שהוגדרו לפרויקט.
11. יישום הפרויקט בשלבים (מודול אחר מודול) בהתבסס על סדר עדיפות וקדימות עסקית של החברה (למש,ל בתלות בפתיחה או בסיום של פרויקטים).
12. מבצעים תהליך הטמעה מתוכנן ומובנה מבוסס מדדי הצלחה עסקיים ופונקציונליים. 

• דוגמאות למדדים: רמת האינטגרטיביות של התהליכים, רמת האוטומציה של התהליכים, רמת השירות ללקוח, ידידותיות הפתרון, חווית המשתמש במערכת, רמת הדוחות, רמת דוחות הניהול ועוד. 

לסיכום:
חברות הבנייה תבצענה את פרויקט יישום/שדרוג המערכות בהצלחה בהתבסס על שלושת העקרונות הבאים: