מנהל פרויקט מטעם היזם - טיפים לעבודה והתנהלות עם יועצים

ניהול פרוייקטי בנייה (בכובע ה"יזמי") הוא תחום מרתק ומאתגר, המשלב בתוכו מגוון רחב של מיומנויות, ידע מקצועי ויכולת להתמודד עם מצבים מורכבים ומשתנים. מנהל הפרוייקט הוא הדמות המרכזית בהובלת הפרוייקט, אחראי על תכנון, ביצוע ופיקוח על כל שלביו, החל משלב הייזום ועד למסירת הפרוייקט ללקוח.

בתפקידו, מנהל הפרוייקט נדרש להתמודד עם אתגרים רבים ומגוונים. עליו לוודא שכל השלבים מתבצעים בהתאם ללוח הזמנים המתוכנן, בתוך התקציב שהוגדר ולפי הסטנדרטים האיכותיים שהוגדרו מראש. בנוסף, עליו לנהל את כל הגורמים המעורבים בפרוייקט, כגון יועצים, מתכננים, קבלנים וכו' ולהבטיח שיתוף פעולה ותיאום מלא בין כולם.

מאמר זה יסקור את תפקידו המרכזי של מנהל הפרוייקט וידון באתגרים המרכזיים העומדים בפניו ובדרכים היעילות להתמודדות עמם. נבחן את התהליכים המרכזיים בניהול הפרוייקט, ונספק כלים וטיפים מעשיים למנהלי פרוייקטים המעוניינים לשפר את ביצועיהם ולהוביל את פרוייקטיהם להצלחה.

התנהלות ועבודה מול היועצים השונים 

בכל פרויקט בעולם הנדל''ן יש מספר לא מבוטל של יועצים וכדי שהתשובה תיהיה ברורה אחלק אותה ל2 ראשי פרקים:

1. פרויקט בשלב ה''תב"ע'' - המטרה הסופית בפרויקט כזה ליצור תוכניות מפורטות שמכוחן ניתן להוציא היתרי בניה. ההליך באופן כללי כולל את השלבים גיבוש רעיון ומטרות, סקירת מצב קיים, יצירת פרוגרמה, תאום עם הרשויות והכנת מסמכי התכנית. המוצר הסופי המתקבל הוא מסמכי התכנית הכוללים תשריט ותקנון ונספחים (תנועה, נוף וכו'). בפרויקט מסוג זה בד''כ נעזרים ב5-6 יועצי תכנון (אדריכל, קונסט, תנועה, סביבה ותשתיות), יועץ משפטי, שמאי ומודד, ההתנהלות מולם בפרויקט כזה היא בפרקי זמן ארוכים יותר וההתקשרות גם ארוכה יותר. בד''כ מדובר בפרויקטים האורכים בין 1-10 שנים (תלוי במורכבות) ולכן צריך להגדיר מההתחלה את אבני הדרך ואת צורת ההתקשרות. אבני הדרך המקובלות בפרויקט כזה: הגשת סט תוכניות, דיון בתכנית וקבלת החלטה, פרסום והפקדה, דיון למתן תוקף והתנגדויות, מתן תוקף ופרסום ברשומות. אני חושב שבפרויקט כזה כדאי לבצע ישיבה חודשית למעקב (גם אם לא נעשו פעולות), זה שומר על כולם עירנים ועוזר לקדם את הפרויקט באופן כללי.
2. פרויקט בשלב ה''הקמה'' - הפרויקט הסטנדרטי שכולם מכירים מענף הבניה, קנית קרקע עם תב''ע מאושרת, תכנון לרישוי, בניה ומסירה. פרויקט מסוג כזה יכול לנוע בין 2-5 שנים (תלוי במרוכבות) ולכן צריך להגדיר את אבני הדרך וצורת התשלום בהתאם. בד''כ אבני הדרך המקובלות עבור היועצים הם פרוגרמה, תכנון ראשוני, תכנון מפורט וכתב כמויות, תכנון לביצוע, פיקוח עליון, מסירות.

הייתי ממליץ לקיים ישיבות אחת לשבוע בכל שלבי ההקמה עם כל היועצים, יש לציין שגם בשלב זה לא נדרש לגייס את כל היועצים מההתחלה אלא בדירוג, לדוגמא יועץ תאורה הייתי משלב אחרי שהתכנון עבור תכנון ראשוני. בנוסף לישיבות (שלרוב נעשות בזום) הייתי מתעקש עם היועצים להגיע לשטח בכל שלבי ההקמה וזאת ממספר סיבות, אחת היא ליצור מחויבות רגשית לפרויקט, בנוסף, אני מאמין שמה שרואים משם לא רואים מכאן והרבה פעמים השטח יכול להדליק נורות או אפילו לייצר רעיונות חדשים שיתרמו לפרויקט.

התנהלות מול השותפים העסקיים

עבודה מול שותפים עסקיים היא אף פעם לא קלה, המלצה אישית שלי היא קודם כל להיפגש איתם ולהכיר אותם ברמה האישית, המלצה נוספת היא בכל שלב בפרויקט לשקף את המצב כפי שהוא ללא עיגולי פינות וללא טיוחים, כי אחרת אם הבעיה תצוץ והאמינות שלך תיפגע קשה מאוד להחזיר אמונה בשותף שנפגע. בפרקטיקה זה אומר ליצור ישיבת היגוי אחת לחודש עם עדכון כולל של הפרויקט על כל ההיבטים (כלכלי, לו''ז, תקציב וכו').

דבר נוסף ולא פחות חשוב הוא תמיד לחשוב ולנסות לייצר מצב של WIN WIN, זה קלישאה אבל חשוב בעולם העסקים, כבר בדרך כשהשותף שלך רואה שאתה לא בא לדפוק אותו הוא יסמוך עליך בעסקאות הבאות וכנראה שהוא פחות יקשה עליך בקבלת ההחלטות במהלך הדרך. חשוב לזכור שלא כולם חולקים אסטרטגיה זהה, לדוגמא יש יזם שאוהב למכור נכסים ומניבים ויש יזם שאוהב להשאיר, ולכן בתור נציג היזם צריך בסופו של דבר לזכור להוביל את האסטרטגיה והחזון של החברה ולנסות לשלב כמה שאפשר עם החזון של השותפים.

עבודה והתנהלות מול הקבלן הראשי

בתור בן של קבלן יש לי רגישות יתר לקבלנים, אבא שלי ז''ל היה עובד מ6 בבוקר עד 20:00 כי היה אכפת לו והוא תמיד רצה שהלקוח יהיה מרוצה. בגלל זה אני תמיד מנסה ליצור קשר טוב עם הקבלנים וליצור שיח פתוח על הבקשות שלהם ועל דרך העבודה שלהם. כמו עם שותף עסקי, כך אני מתייחס לקבלנים, אם ניצור סביבה של WIN WIN  יותר סביר שיהיה שיתוף פעולה משני הצדדים וכולם ירוויחו, כולל הלקוח קצה שרוצה לקבל דירה מבלי שיצטרך לרדוף אחרי הקבלן כדי לבצע תיקונים. אחד הדברים שהבוסים שלי לימדו אותי על מו''מ עם קבלנים, תמיד תדרוש קצת יותר כדי לקבל משהו באמצע, בפועל כולנו יודעים שקבלנים עובדים קשה כדי להרוויח וכדי לעשות זאת הם מנסים לעגל פינות, לכן כשאני ניגש למכרזים או בכלל למו''מ עם קבלנים אני דורש יותר ויודע שאקבל קצת פחות ממה שדרשתי, מה שחשוב הוא כמו שרשמתי קודם הוא לשמור על איזון וליצור סביבה שבה כולם מרוויחים. בתור נציג היזם יש לבצע ביקורת ופיקוח על האיכות התקציב והלו''ז של הקבלן באופן תדיר ולוודא התווית דרך משותפת ככה שהקבלן דואג להתריע מראש על בעיות ולא מחכה לי בפינה.

מידול הפרוייקט ב Revit ובכלל נושא ה"חדשנות"

עולם הבניה וענף הנדל''ן רבוי באתגרים וככל שנעז להשתמש יותר בטכנולוגיה נוכל לצמצמם את רעשי הרקע ולהתעסק בביצוע מהיר ואיכותי יותר. באופן אישי אני מאוד בעד חדשנות ומשתדל בכל הפרויקטים לעבוד עם REVIT. העבודה עם תוכנת מידול לא רק עוזרת בתכנון נכון יותר, אלא היא מאפשרת גם חיסכון כלכלי ע''י אומדנים מדויקים יותר של החומרים. העבודה עם רוויט גם חוסכת המון זמן של סופרפוזיציה, התוכנה יודעת בקלות לאתר היתקלויות של אלמנטים וכך היועץ יודע בזמן אמת שעליו לבצע שינויים. מעבר לכך אני מאוד מאמין בויזואליזיצה של נתונים, ברגע שרואים את הבנין בתלת מימד אפשר להבין יותר טוב אם זה המוצר שאנחנו רוצים כיזמים.

הייתי שמח לראות יותר חדשנות בעולם הנדל''ן בדמות של ניהול תהליכים עתירי מידע(תוכנות שעוזרות בקידום תבע), תכנון (תוכנות שיודעות לתכנן ע''פ תבע) וביצוע (תוכנות שיודעות לסרוק את הבנין ולתת סטטוס).

שגרת הניהול של מנ"פ מטעם היזם

בד'''כ למנה''פ מטעם היזם יש מספר פרויקטים שהוא עובד עליהם בו זמנית, כל פרויקט יכול להיות בשלב אחר במעגל החיים (תבע, תכנון לרישוי ביצוע) ובהתאם לכך משתנה הסדר יום שלו. בנוסף לכך לכל פרויקט יש דינמיקה שונה ולרוב גם יש המון שינויים תוך כדי תנועה לכן אני משתדל תמיד לעבור על הלו''ז שבוע קדימה לראות שהיומן שלי תואם את הדינמיקה ואת הדרישות של כל פרויקט. בכל ערב אני באופן אוטומטי עושה סקירה עם עצמי אילו משימות נשארו פתוחות, מסדר לי סדרי עדיפויות ובהתאם לכך מייצר סדר משימות, חשוב מאוד בתור נציג היזם לשמור על סדר וארגון כיוון ויש המון גורמים והמון מידע ואנחנו הגורם המרכז והאחראי בסופו של יום. אם אני מחלק את שלושת ראשי הפרקים בעולם הנדל''ן לסקירת מאקרו: בפרויקט תבע-לאחר שהפרויקט עבר משלב ההתנעה, שגרת הניהול היא ישיבות חודשיות עם היועצים כדי לקדם את התבע ולהיות מוכנים לוועדה מהר ככל שניתן, גם בקידום תבע יש פרוגרמה ראשונית שצריך לייצר, לאחר אישורה צריך לתכנן אותה בהתאם לדרישות העירייה ולבסוף לאשר מול הוועדה הרלוונטית. בפרויקט תכנון לרישוי-שגרת הניהול היא ישיבות שבועיות עם המתכננים ועם חברת הניהול (במידה ויש) כדי לוודא שהתכנון מיטבי, שיש אומדן המתאים לפרויקט ולאסטרטגיה של החברה, מעקב אחרי לוחות זמנים, קשר הדוק ותיאום עם מחלקת הרישוי של העירייה שבה הפרויקט נמצא. חשוב לוודא שהישיבות ברמה השבועית ושכולם מודעים אליהם ומגיעים אליהם בזמן. חוסר תיאום בין היועצים או בין מחלקת הרישוי יכול לגרור עיכובים ולעיתים לתקוע פרויקטים. בפרויקט ביצוע – ישיבות שבועיות הכוללות סקירה כוללת של הביצוע, ישיבות חודשיות של תקציב ולו''ז ובמידת הצורך ישיבות תכנון.

פיקוח על הביצוע (בשלב הבנייה)

הפיקוח על הביצוע בשטח נעשה אצלנו ע''י פיקוח חיצוני ולכן צריך לוודא ולעקוב שהפיקוח מתבצע בזמן, באיכות ובכמות שאנחנו כיזמים דורשים. אני מבקש לקיים ישיבת סטטוס שבועית שבה יושבים יחד עם הקבלן. בנוסף יש ישיבה חודשית על לו''ז ותקציב עם חברת הפיקוח. בפרויקטים שלי אני מבצע ביקור מידי יום או כל כמה ימים כתלות בצורך, משתדל לדגום מכל סוגי העבודות ולבצע בדיקות איכות והתאמה לתקנים. בנוסף אני דורש בתחילת הפרויקט פרוגרמת בדיקות כדי לוודא שהקבלן והפיקוח מבינים את הסטנדרט. צריך לזכור שבפרויקט מעורבים המון גורמים ויש לשמור על דינמיקה ויחסי אנוש כדי שהפרויקט יושלם בצורה המיטבית, אני מאמין שאם תתן כבוד תקבל כבוד (בדמות של פרויקט מוצלח), עוד לא יצא שביקשתי מקבלן לבצע תיקונים\פירוקים וקיבלתי קסדה בראש...

התנהלות מול חברות הניהול וגורמי חוץ שונים

ניהול חברות ניהול וגורמי חוץ הם אתגר לא קטן, לרוב אנחנו מעסיקים חברות ניהול גדולות שמעסיקים עשרות\מאות אנשים, לכל אחד יש את דרכי הניהול שלו ואת אופי העבודה אליו הוא רגיל. אני אישית אוהב ומשתדל להציב את הסטנדרט שלי ולהכווין את האנשים אליו כדי שלא יהיו אי הבנות במהלך הפרויקט, הרבה פעמים אני נתקל ב''לא עושים ככה'' \ ''אני עושה את זה הפוך'' וזה מובן וברור שלכל אחד יש גישה שונה ואני משתדל להגיע לעמק השווה בין הגישות. אני אוהב להשתמש במשפט ''תעזור לי לעזור לך לעזור לנו'' כי זאת הדרך הנכונה מבחינתי לנהל פרויקט ובכלל לנהל תהליכים מורכבים מול אנשים, ברגע שכל הגורמים מבינים שהם איתי ביחד על הסירה וכולנו שטים לאותו יעד, לכולם יש מטרה משותפת וכולם נרתמים אליה.

אם הגעתם עד פה ולא שיעממתי אתכם, טיפ קטן למנה''פ מטעם היזם, יש לכם המון אחריות ותפקידם לוודא שהפרויקט מתחיל ונגמר בזמן, בתקציב ובאיכות הטובה ביותר, אם אתם רואים ומרגישים שאחד הגורמים בכל זאת לא עוזר להשיט את הסירה אתם יכולים להזכיר לו שאתם אלה שמשלמים לו משכורת ואם גם זה לא עבד תמיד אפשר להחליף ספקים, זה לא בושה ולפעמים פותר בעיות וחוסך זמן יקר.