הדור הבא בניהול הפרויקט: PMO "משני צורה"

דו"ח חדש אשר התפרסם בימים אלו מתאר את מאפייני הדור הבא של המשרדים לניהול פרויקטים (PMO) עם עצות פרקטיות מ"העולם האמיתי" של מנהלי PMO מובילים כיצד להגיע ליישומם האופטימלי.

בתקופה זו, כאשר חברות מתחילות להשקיע מחדש את הונם בפרויקטים לאחר מיתון, משרדים לניהול פרויקטים (PMO) צריכים להעלות הילוך כדי להקל ולסייע על תוכניות חדשות אלה. אין זה אומר שהם צריכים לאמץ מתודולוגיה, תיעוד או שינוי בתהליך נוספים. למעשה, PMO רבים יתנו שירות טוב יותר על ידי נקיטת גישה רזה ונקודתית לניהול הפרויקט.

היום ה-PMO המצליחים ביותר - הנעזרים בתמיכה ביצועית מתמשכת המסייעת לחברות לסיים פרויקטים במהירות - מתמקדים בהסרת חסמים ומספקים עצות מומלצות לניהול פרויקטים לחברה כולה.

PMO "משני צורה" אלו מסתמכים פחות מבעבר על גישת החשיבות במסירת הפרויקט הבודד ובמקום זאת דגש רב יותר על ניהול כלל הפרויקטים בחברה וקביעת סטנדרטים שימושיים לניהול פרויקטים עבור הארגון כולו. הם נקראים "משני צורה" משום שהם מאפשרים שינוי עסקי באמצעות ניהול יעיל לפרויקט.

PMO "משני צורה" משתלבים באופן מלא בתכנון ובמסירת הפרויקט של החברה. האם אנו מוכנים להמיר את ה-PMO הקיים ולהתמודד עם האתגרים של היום על מנת להתכונן טוב יותר למחר? EPMO (משרד ניהול פרויקטים כלל ארגוני) משתנה מ"משרד לניהול פרויקטים ארגוניים" ל"משרד לניהול תוכנית ארגונית" היות והוא מעביר את הדגש מתכנון פרויקט נפרד וברור, לתכנון וביצוע בעלי יוזמה משולבת.
בהמשך לגישה זו, מנהל EPMO בחברה גדולה, צוטט כאומר, "יש לנו EPMO גלובלי המספק סטנדרטים לכל PMO ... אנחנו לא הולכים לנהל כל פרויקט, אבל אנחנו נותנים לכולם את התהליכים והכלים שהם צריכים על מנת להצליח".

על פי הדו"ח, כמה מן המאפיינים הבולטים של PMO "משני צורה" כוללים:

1. עקביות. PMO "משני צורה" יצרו שיטות עקביות וניתנות לחזרה לניהול פרויקטים הנמצאים בשימוש לרוחב הארגון כאשר בכל הפרויקטים נערכים באותם הסטנדרטים והדרישות להצלחה. PMO אלו גם ביטלו שיטות ניהול פרויקטים מיותרות וביורוקרטית אשר גרמו לתקיעת פרויקטים.

2. שקיפות. ל-PMO של הדור הבא יש חזון והסתכלות לעבר ההתקדמות והעלות של כלל הפרויקטים. הם גם יודעים בדיוק כיצד מתחלק השימוש במשאבים במכלול הפרויקטים בארגון. הם מפיצים את המידע הזה (העלות, התזמון והמשאבים) לבעלי העניין המתאימים ברחבי הארגון (לדוגמה, מידע על עלויות למנהל הכספים).

3. גמישות. PMO "משני צורה" מסתגלים לצרכי הניהול של הפרויקט הספציפי, לכלל תיק הפרויקטים, כמו גם למבנה ולתרבות הארגונית. סוג המבנה הארגוני משחק תפקיד מרכזי בקביעת סגנונות העברת הפרויקט. ארגונים ריכוזיים מאוד מרוויחים תועלת רבה מ-EPMO מרכזי וחזק, בעוד חברות מבוזרות עשוי לנקוט בגישה מבוזרת ומרושתת אל ה-PMO שלהם.

4. זריזות. PMO "משני צורה" משתמשים בדרכים מואצות וזריזות של פיתוח ושל שיטות לניהול הפרויקט.

5. חינוך. הכשרת הדור הבא של ה-PMO בארגונים, וחשוב יותר, יצירת קהילות אימון כדי לקדם שיטות מומלצות לניהול הפרויקט בארגונים. קהילות של אימון אלו מספקות למנהלי פרויקטים פורום שבו הם יכולים לשתף את הידע שלהם ולשאוב חוויות איש לרעהו כדי לפתור בעיות בניהול הפרויקט. בהתאם לארגון, ההשתתפות בקהילות אימון אלה יכול להיות על בסיס התנדבותי או חובה. אחד מנהלי ה-PMO צוטט כאומר כי מנהלי PMO בארגון שלו נפגשים במשך שעתיים מדי חודש כחלק מקהילה האימון שלהם. קהילות האימון עוזרות לבנות תמיכה ניהולית עבור ה-PMO.

כדי לקחת את ה-PMO לשלב הבא, מוצעות ההמלצות הבאות:

1. זהה את "אלוף" ה-PMO. מנהיגי ה-PMO המוצלחים ביותר דיווחו למנהלים בכירים (C-Level Executives) עם רקע בניהול פרויקטים. תמיכה זו מעניקה ל-PMO סמכות לאכוף שינויים, כמו גם אחריותיות על שיטות תומכות המובילות את החברה להצלחה.

2. התמקדות בקריירה של מנהלי הפרויקט. ארגונים עם PMO "משני צורה" ייקחו את הקריירה בתחום ניהול הפרויקטים ברצינות. הם יסללו נתיבים לקריירה לאנשי המקצוע בתחום. הכשרה פורמאלית ופיתוח הקריירה עם נתיב צמיחה ברור מושך מצוינות ל-PMO ובונה אמינות עם מובילים עסקיים והנהלה.

3. בניית קהילות אימון. קהילות אימון נותנות למנהלי פרויקטים שותפות בעיצוב הדרך בה החברות שלהם מנהלות פרויקטים.

4. התמקדות במדדים החשובים. בנוסף למדדים הקשורים לעלות וללוח הזמנים, PMO משני צורה גם יעקבו אחר הקריטריונים שחשובים לעסק, כגון שביעות רצון הלקוחות ושיפור תהליכים. שיטות כגון בקשת מידע מבעלי העניין על מנת לברר מה חשוב להם ואימון מנהלי פרויקטים בתחילת כל פרויקט מאפשר ל-PMO לקבל ראייה ריאליסטית של כלל תיק הפרויקטים והתקדמות הפרויקט כמו גם עד כמה יעיל התהליך עובד.

5. שימוש בכלי ניהול הפרויקט. על מובילי PMO לזהות את כלי ניהול הפרויקט וכלל תיק הפרויקטים עבור הארגון אשר יאפשרו לעשות שימוש טוב יותר של בסטנדרטים של ניהול פרויקטים וליצור עקביות בדרך בה הפרויקטים מבוצעים.

6. להשיג "ניצחונות מהירים". המחקר הנ"ל נכתב ונלמד במקום ממוקד - בארגון אחד, כגון מחלקת ה-IT, עם תיק פרויקטים צר. ככל שניהול פרויקטים הפך לשיטה מערכתית יותר בכל הארגונים הללו, כך ה-PMO הרחיבו את היקפם.על PMO אלה היה להדגים ערך בתוך ששת החודשים הראשונים לקיומם כדי לשמור על תמיכה ניהולית.