הכסף מדבר: 7 טיפים לבקרה תקציבית

אתם קוראים דוחות עמוסים במספרים ומנסים למצוא את עצמכם בתוך הררי הספרות - משימה לא פשוטה. אלא שהכרת התקציב והבקרה עליו חשובה מאין כמותה לכל פרויקט. לכן, שוחחנו עם נירדית קרן-פז, מנהלת הבקרה התקציבית של רוטשטיין נדל"ן, והיא סידרה לכם שביעיית טיפים שתסייע לכם בהתנהלות נכונה מול התקציב שעמו אתם עובדים.

 

1. הכל נמצא בפרטים הקטנים. בנייה נכונה של תקציב כוללת תקציב בסיס והכנת לו"ז תקורה. על הבקר להיות שותף מלא עד לפרט האחרון בבניית התקציב. עליו ללמוד היטב את הפרויקט, להכירו מקרוב ולדעת את כל הפרטים הקטנים כבר מתחילתו, כך שכבר מהרגע הראשון יש עין מפקחת וציר מרכזי בשליטה ובקרה על תקצוב הפרויקט, בנוסף למנהל הפרויקט בעצמו. עובדה זו תורמת לקיטון טעויות בהמשך. 

 

2. ודאו שכולם בעניינים ושמרו על תקציב אפס/בסיס. מודעות, שליטה ובקרה על תקציב הבסיס חשובים ביותר כדי להבין היכן אתם עומדים. בקרות הדוקות חיוניות בתדירות של אחת חודש לפחות, לרבות ישיבות בקרה חודשיות עם ההנהלה הבכירה. כך ניתן לראות ולהראות את תמונת המצב המדויקת נכון לאותו רגע ובהשוואה לחודש הקודם. הפקת דו"ח שמראה את תמונת המצב תסייע להפוך את הדברים לברורים יותר. היתרון בישיבות אלה - ובעיקר בהכנה לפגישות אלה - הוא שכולם מחוברים להליך ומודעים למצבו של הפרויקט מבחינה תקציבית.

 

3. טופס בקרה לכל קבלן. בכל הסכם קבלן יצורף טופס בקרה. הטופס צריך להכיל הסבר על בחירת הקבלן, את סה"כ התקציב לחוזה הקבלן והסבר נוסף במידה ויש הגדלה של הסכום.

 

דוגמה לטופס בקרה להסכם קבלן
 

4. שתפו את ההנהלה. רתמו את אנשי ההנהלה לפעילות שלכם כדי שגם הם יהיו מחוברים היטב למצב התקציב. יום לפני כל ישיבת הבקרה/סטאטוס פרויקט שילחו את דו"ח הבקרה להנהלה הבכירה עם נקודות במלל חופשי כגון מה השתנה בפרויקט ועוד. כך, אנשי ההנהלה יגיעו מוכנים ועם המידע הרלוונטי לישיבה. הכנה זו תחסוך זמן יקר בהבנת המצב והתנהלות הדיון/הישיבה. 
 

 

5. רעננו תהליכי עבודה אחת לרבעון.  כדי שמנהלי הפרויקטים יהיו מחוברים לתהליך הבקרה, חשוב לרענן את תהליכי העבודה ואת הנהלים בנושא תקציב הפרויקט. אחת לרבעון, רתמו את מנהלי הפרויקט לצורך זה ודאגו שהם מודעים למה שקורה בפרויקט שלהם מבחינה תקציבית. כך מנהל הפרויקט יהיה מודע למה שקורה באתר בכל רגע נתון. כמו כן, יש לרענן את ההדרכות למנהלי הפרויקט, לעדכן אותם בהתפתחויות חדשות ועוד.
 

 

6. שתפו פעולה, יש לכם יעד משותף. זכרו כי שמירה על תקציב הפרויקט היא יעד משותף של הבקר ושל מנהל הפרויקט. מנהלי הבקרה והבקרים אשר מכינים יחד עם מנהלי הפרויקט את תקציב הפרויקט – חובה עליהם לגבש מכנה משותף ורוח צוות. על מנהל פרויקט לעדכן לגבי כל מה שמתרחש מבחינה תקציבית, לרבות חריגים. תקשורת פתוחה ועבודת הצוות חשובה מאוד, באמצעותה ניתן לדעת היכן למזער חריגות ולחשוב על השינויים בזמן אמיתי וכן מראש כאשר מתקצבים. כאשר משיגים תרבות עבודה שכזו יש סיכוי גבוה מאוד לאתר ולבלום חריגות בתקציב ובכך להשיג הצלחה בתהליכי הבקרה למען שמירה על המסגרת התקציבית של הפרויקט.  

 

7. הקפידו על שימוש במערכת ידידותית למשתמש. חשוב לזכור שמערכת מידע נוחה וידידותית שמכילה את כל המידע הנחוץ לבקרה, הופכת את העבודה לקלה ולנוחה יותר לבקר וגם למנהלי הפרויקט. גורמים אלו החשובים לתהליך הבקרה צריכים להכיר היטב איך לעבוד ולעיין בנתונים. זכרו להעביר את מנהלי הפרויקט הדרכות על המערכת, כך שהם יכירו אותה בצורה טובה. זה חוסך זמן יקר לשני הצדדים - התכתבויות, שיחות וכו' – זה מסייע למנהלי הפרויקט לחיות את התקציב שלהם בשטח.

 

למשרות בתחום בקרה תקציבית >> 

הוסף תגובה