חשבון בבקשה: 5 טיפים לחשבונות קבלניים

חשבונות קבלניים יכולים להיות מסובכים. סעיפים שונים ומשונים, תתי סעיפים והרבה מאוד אותיות קטנות שצריך להבין עד הסוף. הם משמעותיים מאוד לקבלן הראשי, שמקבל את כספו מהיזם וכמובן שהם חשובים מאוד גם לקבלני המשנה, אשר לפי חשבונות אלה מקבלים את כספם. 

קבלן משנה הוא שותף להצלחת הפרויקט וחלקו בו מהותי וחשוב ביותר. לדאוג להצלחת הפרויקט פירושו שלצד הביצוע הטוב ביותר של קבלן המשנה, יש לתגמלו בהתאם ובזמן. לכן, שוחחנו עם סבינץ' זיידמן קרמן, בקרית חשבונות ותקציב בחברת או-חק הנדסה, שלה 15 שנות ניסיון בעריכת חשבונות קבלניים. היא שיתפה כמה טיפים ודגשים שיש להתייחס אליהם בעת עריכת החשבון.

1. למדו היטב את החוזה. על פניו זה נשמע טריוויאלי, אבל תופתעו לגלות שלא תמיד יודעים מה סוגרים עם קבלן המשנה. לכן, כשניגשים לחשבון קבלן המשנה, צריך לדעת בדיוק מה סגרנו איתו. האם דובר על הפחתות מסוימות? על עבודה back to back מול המזמין? האם קיימות אבני דרך? האם חלו התייקרויות? אם לא נדע מה כתוב בחוזה קבלן המשנה, אנו עלולים להגיע למצב שנשלם פחות מדי או יותר מדי ויתכן שהעבודה המשותפת תיפגע. לכן, תלמדו טוב טוב את החוזה של קבלן המשנה.

2. הטמעה מושלמת במערכת. ענף הבנייה עובד במערכות שונות של חישוב כמויות, הגשת חשבונות, אישור חשבונות וכיו"ב. לכן, צריך להטמיע את החוזה במערכת בצורה כזו שאין חורים, באופן אידיאלי. צריך לוודא שכל סעיף מגובה, שהכל ברור ויסודי ורק אם נעבוד בצורה יסודית זו נוכל לעמוד נכונה על ההתחייבויות מול הקבלן. 

3. קבלנים, היצמדו לסעיפי תקציב. יש להצמד לסעיפי תקציב בתוך חשבון מזמין או לאבני הדרך של המזמין. קבלן משנה יעבוד על פי הסעיפים האלה. למשל, אם קבלן משנה צריך להניח צנרת של ביוב ובחשבון המזמין יש לנו סעיף של ביצוע הצינור, הכמויות, הקוטר וסוג הצנרת, הקבלן חייב להצמד לזה שכן אחר כך, ניתן יהיה בקלות לדווח זאת ולאחר מכן לאשר את החשבון. 

4. קבלנים, הגישו חשבון עד 25-28 של חודש הביצוע. הנה טיפ לכל קבלן: כדאי להגיש את החשבון עד 25-28 לחודש הביצוע שבו עבדתם. כך נוכל להכניס את הכמויות שקבלן ביצע לחשבון מזמין (שבדרך כלל עובדים עליהם בתחילת החודש) וזה גם מאפשר לנו כבקרים, לבדוק את הביצוע בפועל מול הרכישות שעשינו ולהגיש כמויות נכונות כדי לאשר בצורה הכי מהירה את חשבון הקבלן. העברת החשבון בזמן זה, בין 25-28 בחודש הביצוע, לטובת בדיקת כמויות שהוא ביצע, תסייע לעמוד בזמני התשלום.

5. היו עם היד על הדופק. בעת בדיקת חשבון קבלן משנה ואישורו, יש להצמד לתקציבים – לבדוק עד כמה עבודה שבוצעה עומדת בתקציב שהגשתם לאותו סעיף או פרק של העבודה. משמעות הדבר היא שאם גולשים מעבר לעבודה שתקצבנו במכרז, סביר להניח שנהיה בהפסד. לכן, היו עם היד על הדופק ואם צריך להגדיל תקציבים או לאשר חריגים, עשו זאת. כך קבלן ראשי יהיה מוגן מצד אחד וקבלן משנה יהיה מוגן מהצד שלו. 

בסופו של יום, קבלן ראשי וגם קבלן משנה מחויבים להצלחת הפרויקט. הירתמות זו צריכה לבוא לידי ביטוי גם בהיבט התשלום.