הכנת פרוגראמה לפרויקט - כלי מרכזי בניהול הפרויקט

הקדמה

מטרת המאמר להצביע על החשיבות של מסמך הפרוגראמה בנייהול הפרויקט. הפרוגראמה מהווה בעצם את ה-DNA של הפרויקט, לכל אחת מנקודות קבלת ההחלטה הדרושות בייזום, אפיון, שיווק, תכנון וביצוע הפרויקט. אפילו במסירת הפרויקט ואחזקתו, יש לפרוגראמה יכולת להשפיע על תהליך המנוהל נכון ובצורה חלקה.

הטענה של כותב שורות אלו, היא כי חשיבות הכנת הפרוגראמה קריטית בכל פרויקט, בכל קנה מידה ולכל סוגי הפרויקטים. מובן כי בפרויקטים הגדולים, ובטח במגה פרויקטים, יהיה ברור למנהל הפרויקט וליזם, שנדרש להכין פרוגראמה. אבל באופן יחסי של עלות/תועלת אני טוען, כי אפילו לפרויקט קטן של שיפוץ משרד, הפרוגראמה תחזיר את העלויות הכנה שלה עשרות מונים. בחסכון של זמן, שמירה על אבטחת איכות ולכן גם תחסוך בעלויות למעורבים בפרויקט.

לעמיתיי מנהלי הפרויקטים אני ממליץ מניסיון, בכל שלב בו נכנס מנהל הפרויקט לטיפול בפרויקט, זה זמן נכון להכין פרוגראמה (במידה ולא הוכנה עד כה). גם אם זה בשלב בו תכנון הפרויקט הסתיים, נכון יהיה לנסח במסמך פרוגרמאתי את כל מאפייני הפרויקט, ממספר טעמים. האחד, לעבור על רשימות התיוג ולאשר שכל ההחלטות הדרושות להתקבל אכן התקבלו. השני, ליצר מסמך סיכום לתכנון הפרויקט, שיהווה בסיס לבחינת שינויים, שעולים משלב זה ועד להשלמת הפרויקט. למסור לקבלן הביצוע את אפיון הפרויקט להבנה נכונה יותר של כל מסמכי הפרויקט, כמו גם ליישב סתירה בין מסמכים במהלך ביצוע הפרויקט. אם נכון לנסח מסמך פרוגראמה בשלב מתקדם זה, לא כל שכן בשלבים מוקדמים יותר.

הצורך בהכנת פרוגראמה בפרויקטים שונים

פרוגראמה היא האפיון של הפרויקט. בתחילה, הכנתה היתה טכנית בעיקרה והתרכזה במאפיינים הטכניים הדרושים בבניין. עם השנים התקדם המסמך להציג את עקרונות התכנון, דרישות שיווק ודרישות רישוי שונות שהכתיבו משמעויות בביצוע. נכון לציין בפרוגראמה את שיטות ביצוע הפרויקט ולהבחין בין התקשרות בשיטת פאושל או מדידת כמויות. להבחין בין התקשרות מול קבלן ראשי, או פיצול העבודה לקבלני משנה וכד'.

פרוגראמה מלאה וערוכה כראוי, יכולה להוות בסיס להתקשרות של תכנון-ביצוע בין יזם לקבלן. מספיק מסמך זה בשילוב של תכנון אדריכלי ראשוני, על מנת לאפיין את המוצר שמבקש היזם לקבל מהקבלן.

עוד מהווה מסמך זה את הבסיס לתחילת הערכות תקציביות לביצוע הפרויקט. סוגי חומרי הגמר, סוגי המערכות האלקטרומכאניות, חלוקה לנפחים ושימושים מהווה את הבסיס, הן לתחזית הכנסה משיווק ומכירות, והן לתחזית הוצאות עלויות התכנון והביצוע. כלכלן ושמאי מקרקעין המתמחה בהכנת תוכניות עיסקיות ודו"ח אפס, ימצא על פי רוב את המידע הדרוש לו בפרוגראמה, כקלט לביצוע עבודתו.

להלן תיאור קצר של היתרונות בניסוח פרוגראמה בסוגי פרויקטים שונים:

בינוי למגורים

מה כמות יח"ד בפרויקט, מספר טיפוסי דירות, קומות טיפוסיות, קומות יחודיות, שטח פלדלת לכל טיפוס.

מה רמת חומרי הגמר שתשווק הדירה. סוגי ריצופים. כמות חדרים רטובים בכל דירה. כמות וסוג ברזים וכלים לבנים. כמות שקעי חשמל ותקשורת. מיזוג אוויר ברמת הכנה או ביצוע מלא. מערכת בית חכם.

חתכי מעבר בין הדירה למרפסת, לאיטום, בידוד תרמי וסוגי הריצוף. בדגש על מרפסות מעל דירות מגורים.

גבהי קומות, עובי ושיטת תקרות. עובי ושיטת קירות חוץ. האם יש דרישה למחיצות פנים מיוחדות (אקוסטיקה, תרמי וכו'). תקרות וקורות מעבר מיוחדות קיימות בדרך כלל בין המרתפים לרצפת קרקע ובתקרת קרקע. נדרשת הפניה לנושא חלוקת מדרגות, גבהים בלובאים ומעברי מערכות דרך הקורות.

מיקום דודי מים חמים לכל דירה. מיקום יחידות מיזוג אוויר. מיקום לוח חשמל ותקשורת דירתי והכנות דרושות בלוחות אלו ככלי שיווקי.

רמת גמר שטחים ציבוריים (ריצופים; חיפויים; גופי תאורה; חלוקה לרמת גמר A מול שטחים טכניים בעלי רמה B או C ). כמות ורמת מעליות. שירותים לדיירים כגון עמדת שומר; מועדון דיירים; חדרי אופניים; טעינה חשמלית; שערים; בקרת מבנה ומערכות ציבוריות; תכנון חניות (קונבנציונאלי ועד אוטומטי מלא).

דרישות לפירים אנכיים לפי מערכות שונות שעבורות לאורך הבניין והאפיון הטכני הנדרש מפירים אלו. כגון הפרדות אש, מרחקים בין אחד לשני, קרינה מחשמל, דרישות תאגיד מים, דרישות חברת חשמל ודרישות שרותי כבאות.

מבני מסחר ומשרדים

במבנים אלו חשיבות מהותית בניסוח מסמך פרוגראמה, בגלל מגוון האפשרויות הרבות בכל שלב ומישור בתכנון. האם המבנה מיועד למכירה או להשכרה בלבד; מה יחידות החלוקה האפשריות לכל קומה, בין אם מסחרי ובין אם משרדים או אחר. האם הנכס מתוכנן להשכרה, או למכירה, ומה שיטת ניהול הפרויקט לאחר המסירה. דרישות מתכננים לגובה חלל לאחר גמר, מכתיב את גובה החלל הקונסטרוקטיבי.

שימוש בטכנולוגית בנייה של תקרות לוח"ד, מחייב קורות השענה שיכולות להגיע לחתך משמעותי. שילוב של תקרות לוח"ד, עם מעבר תשתיות מכתיב גובה קומה טיפוסי. על הפרוגראמה להתייחס לאילוצים אלו, על מנת לאפשר למתכנני הפרויקט להרכיב מוצר, שהוא לדרישות המזמין.

להחלטת יזם בין נכס המיועד למכירה, או נכס המיועד להשכרה, השפעה קריטית על תכנון כל מערכות המבנה. יש מערכות שמחייבות עצמאות לשוכרים, ויש אפשרות להוזיל עלויות למערכות, אם שומרים אותן ברמת המבנה.

חשוב לי לציין פעם קודמת, כפי שרשמתי בפתיח, כי הדבר ברור מאליו שנעשה במבני משרדים ומסחר של עשרות אלפי מ"ר. אך הדבר נכון גם בתכנון מבנה בין אלפי מ"ר בודדים.

חברות, מפעלים ולוגיסטיקה

הכנת פרוגראמה לביצוע פרויקט בנייה למשתמש הקצה, היא אולי המקרה המובן לכל. נדרש להעביר לצוות המתכננים, החל מאדריכל הפרויקט ועד למתכנן מערכות תקשורת את הצרכים הארגוניים בשימוש במבנה, על מנת להשיא למשתמש את הרווחים. מציאת קשרי העבודה, דרישות למכונות מיוחדות ותנועה של אנשים וסחורות במבנה. טיפול בשרשרת הייצור ו/או השרשרת הלוגיסטית של המשתמש.

יש שלבים בהם אפיון הפרוגראמה מתחיל עוד לפני איתור מגרש להקמת הפרויקט. המסמך משמש בשלב זה את המאפיינים הדרושים למגרש המיועד להקמת הפרויקט. לדוגמא, במידה ומדובר על מפעל תעשייתי, אשר נדרש לקבלה של 10 משאיות סמיטריילר ביום והוצאה של כמות דומה, יש לאפיין שטח חצר מתאים עם רדיוסים וחניות המתנה לקליטת התנועה. מחסן לוגיסטי שהאופטימיזציה שלו דורשת הקמה לגובה רב, ייתכן ולא תתאפשר באזור תעשיה בו התב"ע מגבילה בגובה הקמת המבנים.

דרישות איכות סביבה לחומרים מסוכנים, אופן האחסון, הטיפול והמרחקים הדרושים מהפעילויות האחרות ועוד.

במקרים אלו של חברות, מפעלים ולוגיסטיקה, הכנת הפרוגראמה נעשית במשולב עם משרדי הנדסה תעשיה וניהול, אשר מכינים את המסמך ההנדסי של פעילות הליבה של המפעל. נדרש לתאם ולנסח את דרישות הבינוי, ההנדסה האזרחית והמערכות האלקטרומכאניות של המבנה, מול אפיון התעשיה והניהול של הלקוח.

תשתיות

מאחר ופרויקטים של תשתיות, הם על פי רוב עתירי תקציב ומשאבי ניהול, הליך התכנון וקביעת הפרוגראמה יותר שכיח בהם. מסמכי הנחיות על תכן המבנה, תחזיות תנועה בתכנון כבישים וכד' קיימים כחלק מנהלי העבודה של מרבית חברות התשתית על סוגיו השונים.

מסמכים אלה כוללים היתכנות הקמה, תחזיות לשימוש, אפשרויות הרחבה עתידית לרבות תכנון ראשוני של הרחבות אלו. כמו כן, מדיניות תחזוקה ודרישות מקדימות לבדק ואחריות על הפרויקט.

מהי פרוגראמה?

לאחר שבפרק הקודם דנו בצורך בהכנת פרוגראמה בפרויקטים, בפרק זה נפרק את המושג "פרוגראמה" לסעיפים העיקריים שנדרשים להיות מאופיינים על ידי היזם וצוות ניהול הפרויקט. 

תכן וצרכי היזם

הקדמה על זהות היזם, ומהות הפרויקט הנדון בפרוגראמה. מה מטרת הפרויקט, ומה הדגשים העיקריים לאפיון הפרויקט. מה דרישות מאקרו של היזם בהיבט לו"ז, שיווק ומכירות ותקציב הפרויקט.

שיווק ומכירות

ביצוע ניתוח שוק קצר והצגת סביבת ההיצע, סביבת הביקוש, וניתוח המענה של הפרויקט לסביבות אלו. מהי שיטת השיווק ומועד היציאה לשיווק. במידה ויש תנאים אוביקטיביים או סוביקטיביים לתחילת השיווק. מה הנושאים שנדרש לאשר מול ערוצי השיווק ומה ההנחיות לשיווק מצד ניהול הפרויקט. אפיון של אנשי השיווק, על המוצר שנדרש לספק, על מנת לעמוד בתחזיות השיווק.

עיצוב ורמת גמר

נדרש לנסח בהתאם לגורמי המפתח בפרויקט, את רמת הגמר ובקשות לעיצוב. סעיף זה משתלב עם הסעיף הקודם של שיווק ומכירות, וצריך להציג את המענה לדרישות שמועלות בסעיף זה. היזם יכול להחליט שהוא מבקש להקים באזור תעשיה מבנה שהמטרה שלו זהה לכל יתר המבנים באזור, אבל הוא מקציב סכום מסויים לאדריכל הפרויקט, על מנת להבליט את המבנה בצורה מיוחדת.

בבנייה למגורים, בסעיף זה מחליטים את רמת הגמר של הדירות והשטחים הציבוריים, שהמתכננים נדרשים לתכנן. חשמל חכם כן/לא; מיזוג אוויר כן/לא; סוגי אלומיניום וחלונות; רמת גמר שטחים ציבוריים וכד'.

קונסטרוקציה ומערכות אלקטרומכאניות

חשוב להציג בפרוגראמה את ההחלטות המתקבלות בנושא הסכמה הקונסטרוקטיבית של המבנה, שיטת הביסוס ואפשרויות לשיטת תקרות (מקשי/צלעות/לוח"ד/דרוך). כמו כן, חשוב שיופיעו יתר המאפיינים של שלד המבנה. ההכרות של מתכנני הפרויקט עם שיטת הקונסטרוקציה חשובה לעיתים, בקבלת החלטות על אופן תכנון מעבר המערכות בהווה ובעתיד.

מידע על תכנון המערכות האלקטרו-מכאניות חשוב מאוד שיופיע בפרוגראמה. זה מסייע למתכננים במקום מעבר מלא על תוכניות כל מתכנני הפרויקט על מנת לחפש מערכת כזו או אחרת. מעליות ושינוע נוסעים; שילוב של חדרי שנאים (פרטיים או של חח"י); גנראטור (לחירום או לשירות); מאגרי מים; שיטת מיזוג; שיטת פינוי עשן; בקרת מבנים ועוד.

חשוב לעדכן פרק זה לאורך תכנון הפרויקט. נושא של השפעות לרישוי על המערכות ודרישות לביצוע הינם נושא רגיש. מומלץ להפנות תשומת לב המתכננים בעדכון מנהל הפרויקט לפרק זה במהלך הפרויקט.

שיטת ביצוע

על שיטת הביצוע של הפרויקט יכולה להיות השפעה על אופן התכנון ושלבי התכנון. על מנת לייעל את לוחות הזמנים של הפרויקט, ייתכן ומידע מסודר למתכננים, שהפרויקט יבוצע בשיטת הקבלן הראשי עד מפתח יחסוך זמן על הכנת כתב כמויות. במקום זה, נדרש מעבר מדוקדק על התכנון על מנת לוודא שמופיע בתוכניות המידע הדרוש לקבלן, לתמחור נכון של הפרויקט.

חלוקה של שלבי רישוי, מכתיבה חלוקה של שלבי התכנון. לרוב היא נעשית על מנת לצאת לביצוע כמה שיותר מוקדם ולייעל את לוחות הזמנים בפרויקט.

לכן, מידע זה טוב שיופיע בפרוגראמה כמידע אחיד לכל המתכננים. כך ניתן לשלוט על השקעת תשומות תכנון נכונות בהתאם לשלב הפרויקט.

מסירה ואחזקה

כל פרויקט בימנו נמסר לאחזקה. גם אם זה לועד בית בפרויקט קטן, ועד למחלקת אחזקה של תאגידים גדולים. מאחר ולמערכת האחזקה נכונה יש השפעה כבר בשלב התכנון, יש להתייחס לפרק זה כבר בשלב התכנון הראשוני. למערכת אחזקה ממוסדת של לקוחות גדולים השפעה ישירה על התכנון הראשוני.

נכון לצרף בפרוגראמה את המידע לכל צוות הפרויקט, מהמתכננים עד לקבלני הביצוע, מה נדרש לטפל על מנת לבצע את המסירה של הפרויקט לאחזקה בצורה החלקה ביותר. החל משילוב אנשי אחזקה בשלבי התכנון ו/או הביצוע, עובר לפירוט של החומר הנדרש לאישור ציוד המסופק על ידי הקבלן ועד אופן הכנת תיק מתקן ותוכניות עדות של המבנה.

בימנו, עם התפתחות והתמקצעות בעלי המקצוע בתכנון, גם לנושא זה יש יועצים אשר משתלבים בתכנון הפרויקט.

אופן הכנת פרוגראמה
 

סודי ביותר

וברצינות, נכון שאופן הכנת הפרוגראמה נחשב ל"סוד מסחרי" עבור מנהלי הפרויקטים. יחד עם זאת, בעידן המידע החופשי של ימינו, היחודיות נמצאת ביכולת ההתאמה של המסמך הגנרי/הכללי, לפרויקט הספציפי שעל שולחן השרטוט. וכמו כל מנהל פרויקט, אחד הפרמטרים העיקריים הינו היכולת לקבל החלטות ולנהל את תהליך קבלת ההחלטות.

הכנת הפרוגראמה בשלב הראשון הינו תהליך איטרטיבי של בנייה, זיקוק, חשיבה ושינויים דרושים, בהתאם לתשומות המשולבות לאורך התהליך.

וכמו כל דבר, נתחיל בהתחלה - את התהליך מתחילים בישיבות סיעור מוחות בין היזם, מנהל הפרויקט ואדריכל הפרויקט. לעיתים אפילו לפני שילוב אדריכל הפרויקט.

ניהול מסמך הפרוגראמה לאורך הפרויקט

כידוע לכל מי שבעל ניסיון בפרויקטים בבנייה, תהליך התכנון לא מסתיים לעולם. הציניים ביננו יגידו שגם לאחר מסירת הפרויקט, ממשיכים לתכנן שינויים ותוספות. לפי השיטה, שבה מסמך הפרוגראמה מלווה את הפרויקט מתחילתו ועד לסופו, נדרש לעדכן, לסנכרן ולוודא שהמסמך מתעדכן במידה ומתבצעים שינויים בפרויקט. טוב לעשות למסמך "כותרת גליון" שתעקוב אחר תפוצה ומהדורות, כפי שמבצעים על גבי תוכניות בנייה.

כך, במידה וההחלטה הראשונית היתה לצאת לביצוע עם קבלן מפתח. אבל לאחר קבלת היתר בנייה שינה היזם את דעתו, והחליט (כמובן לאחר תהליך חשיבה והתייעצות עם מנהל הפרויקט) לפצל את העבודות לקבלני משנה. נכון יהיה לעדכן את פרק הביצוע בפרוגראמה בהתאם.

דוגמא נוספת וקריטית, היא שיטת ההתקשרות עם קבלן הביצוע. חשוב יהיה להבהיר למתכננים אם ההתקשרות היא פאושלית-עד מפתח או מדידה לפי כתב כמויות. כאשר רוצים לייעל את לוחות הזמנים של התכנון, ובפרוגראמה כתוב כי הפרויקט יוצא למדידה, המתכננים יקדישו תשומות על הכנת כתב כמויות. אם היזם מחליט לשנות להתקשרות פאושל, כל שעת עבודה תכנונית קריטית לזיקוק מערכת התוכניות והתאמה בין המתכננים, כבר בשלב התכנון למכרז (ושימו בצד עכשיו את הסעיפים הדרקוניים בהסכם, כי הכל על חשבון הקבלן כולל עדכון תוכניות והמחמיר מיותר וכו' וכד' וכיוצ"ב).

נכון לכל מנהל פרויקט להחליט את שלבי העדכון המהותיים ואופן העדכון השוטף של המסמך. זאת כמובן לאור הפרקטיקה של אפשרות לזכות בפרויקטים קטנים לקשב מתכננים לפעול על פיו בשעת עדכון. בכל מקרה, נכון יהיה להקפיד על הפצה ראשונה בתחילת התכנון הראשוני. עדכון לאחר גמר התכנון הראשוני וקבלת התשומות ממתכנני הפרויקט. לעדכן את דרישות הרישוי שנתווספו לאחר גמר הליך התכנון לרישוי, מהרשויות השונות. ניתן לשלב את שלב תחילת התכנון לביצוע יחד עם גמר הרישוי. במידה ומתקבלים שינויים להחלטות לאחר המכרז קבלנים ולפני יציאה לביצוע, יהיה נכון לשלב עדכון נוסף.

כמי שיושב לעיתים גם כמנהל הפרויקט של הקבלן הראשי, קבלן ראשי יכול רק לברך על קבלת מסמך שכזה, שמרכז את הדרישות ולעזר לסנכרון וקבלת החלטות על סתירה בין התוכניות, כאשר יש את הקו המנחה הכללי בכתב.

סיכום

מסמך הפרוגראמה הינו מסמך מרכזי חשוב ביותר בנייהול הפרויקט. חשיבותו בהיותו מרכז ידע למידע המקדים הדרוש למתכנני הפרויקט, להזנה הדדית בדרישות שונות בין צוות המתכננים, ועד למסמך מוביל בדרישות מצוות הביצוע. מהניסיון המצטבר של כותב שורות אלו, הכנת המסמך נכונה גם לפרויקטים הקטנים והקצרים, לא פחות מלמגה פרויקטים, שבהם ברור יותר הנחיצות של מסמך זה.

מסמך הפרוגראמה נדרש להכיל מידע מהיזם, אנשי השיווק, הניהול והפיקוח ומתכנני הפרויקט, לגבי כל אחד מפרקי הביצוע הסטנדרטיים המקובלים. משלב היזום הראשוני והצרכים היסודיים של יזם הפרויקט, עובר לשלבי הרישוי והתכנון, ממשיך לביצוע ועד למסירת הפרויקט לאחזקה בגמר העבודות.

את הכנת הפרוגראמה נדרש לבצע בכל שלב, על ידי סדרה של ישיבות ייעודיות בפורום משתתפים משתנה, בהתאם לאופי הפרויקט ומספקי המידע הדרוש להכנתה.

חשוב לנהל את הפרוגראמה לאורך חיי הפרויקט, על ידי עדכון מידע מהותי יותר ומהותי פחות, אבל עדיין רלוונטי בביצוע והשלמת הפרויקט.

מניסיון כותב שורות אלו, ניסוח נכון וניהול נכון של מסמך זה, חוסך במשאבים רבים, שומר על איכות גבוה בביצוע ולכן גם מייעל את לוחות הזמנים של הפרויקט.

למאמרים נוספים מאת זיו סימון:

• מדריך (חלק א'): כל מה שצריך לדעת על חיבורי חשמל בפרוייקט
• מדריך (חלק ב'): חיבורי חשמל בפרויקט חדש - טיפול בחדר טרפו
• מנגנון תיאום שינויי דיירים - הכרת השלבים והתנעת התהליך