גזור ושמור - מנגנון תיאום שינויי דיירים - הכרת השלבים והתנעת התהליך

הקדמה

מטרת מאמר זה הינו הכרת השלבים והפעולות הדרושות לביצוע תקין ויעיל של מנגנון תיאום ושינוי דיירים.

במאמר זה מוצגת הקדמה ורקע כללי, ובהמשך עיקרי התנעת התהליך בתחילת פרויקט.

תיאור המנגנון וחלוקת אחריות

אחריות יזם הפרויקט

על יזם הפרויקט האחריות הכללית של המנגנון, מעצם היותו היזם והצד לחוזה המכר לדירה מול הדייר. מאחר ונושא תיאום דיירים נהפך לנורמה מקובלת בשוק המגורים, מכירים היזמים בנושא זה כצד נוסף לאינטראקציה מול הדייר.

כחלק מאותה חווית מכירה, שרוצה לייצר היזם מול הלקוח, למנגנון זה השפעה ישירה על החוויה של הדייר. אין זה אומר שיש לנקות בגישה מתירנית מול הדייר. לא כל מה שרוצים מקבלים. אבל אחד הכללים המרכזיים בתקשורת בכלל ובחווית לקוח בפרט, לתיאום ציפיות והבהרות דרושות, יש השפעה מכרעת על הצלחת התהליך.

יש להדגיש כי ליצירת החוויה מול הלקוח בתהליך, חובה על היזם להקפיד ולבצע הרבה מאוד עבודת הכנה מקדימה, כפי שיפורט להלן. על היזם להבהיר מול כל בעלי המקצוע המעורבים בפרויקט, על עצם קיום מנגנון זה, ושיש לפעול כהכנה ליציקת התשתית להצלחת התהליך.

אחריות יזם הפרויקט - מחלקת מכירות

ממחלקת המכירות של היזם, נדרש להבין כי מעבר להבטחות המכירה, נדרש מישהו לתכנן את ההבטחות, ולאחר התכנון יש הרבה בעלי מקצוע שנדרשים לבצע וליישם הבטחות אלו.

מרבית היזמים, בצדק מסוים יש לומר, מנתקים את שלב תיאום ושינויים הדרושים מאת הדיירים משלב המכירה. אומר היזם לדייר "לאחר החתימה על חוזה, תיגש למחלקת תיאום דיירים ותפעל מולם להגשים את רצונותיך."

ככל שהשוק משתכלל ומחירי המכירה של הדירות עולים, כך הדיירים יודעים לדרוש את שלהם עוד לפני המכירה.

חשוב שבמידה ומחלקת המכירות של היזם מבצעת שינויים לפני מכירה, נדרש להתאים את מפרטי המכר ותוכניות המכר גם במנגנון תיאום הדיירים, ולהעביר אותם להמשך תפעול של הפיקוח בפרויקט.

אחריות הפיקוח

אם ליזם בפרויקט יש את האחריות הכוללת על המנגנון, לפיקוח בפרויקט יש אחריות תפעולית על תחום זה בחיי הפרויקט. בייחוד על הצד הניהולי של התהליך בין מחלקת המכירות של היזם, למתכנני הפרויקט והעברת החומר לקבלן הביצוע (או לגורם המפעיל את מתאם הדיירים).

לאחר העברת האחריות בטיפול אצל הקבלן הראשי, חייב להישאר המפקח בתוך איש הקשר למתכננים בכלל ולאדריכל הפרויקט בפרט. מניסיוני, ללא מעורבות של המפקח, היכולת להניע את המתכננים העסוקים הנמצאים ביננו נמוכה מאוד.

אחריות מתכנני הפרויקט

גישתי היא, כי מתכנני הפרויקט הינם חלק מצוות ההקמה של הפרויקט. על כן, גם לנושא תיאום דיירים נדרש להעזר בשירותם במידת הצורך.

כמו כל מלאכה, נדרש להסדיר זאת מבחינה מסחרית והבהרה בהסכם הזמנת העבודה. אפשרות אחת, כחלק משכר התכנון הכולל בפרויקט. אפשרות שניה, הסדרה של שירות על פי שעות עבודה.

בכל מקרה, נדרש להבהיר למתכנן הפרויקט כי נדרש שירות מצידם, כחלק ממנגנון תיאום הדיירים.

בשלב התכנון המפורט של הפרויקט, נדרש לקבל מכל מתכנן, על פי ניסיון צוות הפרויקט, את המקרים בהם נדרשת התערבות של המתכנן בשינוי דיירים. כך לדוגמא, נדרשת התייחסות מתכנן החשמל במידה ודייר מבקש להזיז מיקום לוח חשמל דירתי. יחד עם זאת, לא נדרשת התייחסות מתכנן להזזה של מיקום גוף תאורה בסלון.

ומהפרט אל הכלל, כאשר מעורבת דרישת חוק/תקנה/תקן וכד', מומלץ לקבל את אישור המתכנן הרלוונטי לשינוי הדייר לפני סגירת התכנון.

על מנת להשלים את הבקרה על התהליך, מומלץ להסדיר מראש נוהל עבודה מול המתכננים, כי הם יקבלו לבדיקתם את כל תיקי הדייר, שעברו שינוי, בצורה מרוכזת. במידה והם מצאו שינוי שלא יעבור את מכלול אישורי האכלוס, עליהם להעיר למתאם הדיירים ולמנהל הפרויקט למציאת פתרון להסדרה.

אחריות הקבלן הראשי

מרבית היזמים שיצא לי להכיר, ומרבית הפרויקטים שיצא לי לפגוש במסלול המקצועי שלי עד כה, האחריות על תיאום הדיירים הוטלה בצורה גורפת בהסכם ההקמה לפרויקט על הקבלן הראשי.

באחריותו לנסח ולאשר את תיק הדייר מול היזם והמפקח. באחריותו למנות מתאם דיירים. ובאחריותו להתקשר עם כל ספקי הפרויקט הדרושים לטובת מנגנון תיאום דיירים. ככל ויש ליזם הפרויקט דרישות על מוצרים מסויימים, ספקים מסויימים וכד', יש חובה לבצע העברה מסודרת של כל החומר שדורש היזם מול הקבלן, עוד בשלב המכרז/בקשה להצעות מחיר.

מומלץ לקבלן לתמחר את דרישות היזם ולא לבנות על האפשרות לשנות את הספקים שנבחרו על ידי היזם. לכן, גם "המוטיבציה" של הספקים לנהל מחדש מו"מ מול הקבלן, כאשר הם מניחים כי הפרויקט כבר שלהם, תהיה נמוכה.

באחריות הקבלן להצליב את האמור במפרטי מכר שהובאו לעיונו, למפרט המיוחד של הפרויקט, למערכת התוכניות של הפרויקט, להצעות המחיר של הספקים שמחייב אותו היזם להתקשר. במידה ויש סתירות בין האמור, נדרש לאמוד על סתירות אלו על מנת להתכונן נכון לתהליך.

במהלך הפרויקט, באחריות הקבלן הראשי לבצע התקשרות, במועד המוקדם ביותר האפשרי, מול כל הספקים, כפי שמפורט להלן. ללא זה התהליך יתקע.

רצוי לפתוח את מנגנון תיאום הדיירים מוקדם ככל האפשר ולדאוג כי ניתן לדיירים זמן מספיק לבצע את המוטל עליהם בבחירות הדרושות אצל הספקים.

מושגים מקובלים במנגנון תיאום דיירים

מחויבות המכר במכירת הדירה

יש לזכור כי עסקת מכירת דירה כפופה לחוק מכר דירות. ולכן, הכל נדרש להיות על פי החוק. רגע לפני שמערבים יועצים משפטיים וממשיכים לפרנס עורכי דין, המשמעות הכללית של זה היא, שתוכנית המכר החתומה מול הדייר, ביחד עם מפרט המכר שנחתם עם הדייר הם המסמכים שהיזם מחויב למסור את הדירה על פי הם.

יש להקפיד כי מסמכים אלו תואמים את תוכניות הביצוע ומפרטי הביצוע שנמסרים לקבלן הראשי לביצוע הפרויקט. כל שינוי שנעשה במפרטים אלו, חובה עליו להגיע לקבלן הביצוע בצורת עדכון מפרטים ו/או עדכון לתוכניות הפרויקט. נושא זה נדרש לניהול סיכונים באי-התאמות מתחילת עריכת תוכניות המכר ועד מסירת הסכם המכר עם הדייר, להמשך טיפול מתאם הדיירים.

על מתאם הדיירים, עם קבלת הסכם מכר על דירה חדשה (גם אם פותחים את מערכת תיאום דיירים לאחר מכירות או לפני המכירות), לבצע בדיקת התאמה כי האמור בחומר שקיבל מעודכן במערכת התוכניות, שנמצאת אצלו מאת אדריכל הפרויקט.

תיק דייר

השם "תיק דייר" הינו אוסף כל התוכניות, המפרטים, ההנחיות והזמנות הספקים של בחירות הדייר, בכל הנושא של תיאום הדיירים.

מתחילים את הטיפול באישור חוברת תיק דייר. חוברת זו מכילה הסבר על מהות מנגנון שינויי דיירים, הסכם שינויי דיריים, ותיאור של הפעולות הדרושות מול הספקים המקובלים לתיאום, כפי שיפורט בסעיף הבא.

בנוסף להסכם תיאום דיירים, יש טפסים בתיק הדייר אשר מהווים שלבים ובקרה על התהליך מול הדייר. מומלץ שיכיל את הטפסים הבאים:

• טופס הסכמה על תוספת משך ביצוע בביצוע השינויים.
• טופס הסכמה על תוכניות סטנדרט (שהדייר מאשר שלא מבצעים שינויים).
• טופס זיהוי ריצופים וכלים לבנים.
• טופס השלמה לבחירות ספקים והשלמת הורדה לביצוע.
• טופס סגירת תיק דייר (בגמר התהליך).

לתיק הדייר מצורפים לאורך הטיפול גם המסמכים הבאים:

• תוכנית בנייה.
• תוכנית אינסטלציה.
• תוכנית חשמל.
• תוכנית מיזוג (במידה ויש).
• תוכנית מתזים והנמכות תקרה (במידה ויש).
• תוכנית מטבחים (בדגש על הכנת תשתית חשמל/מים/ביוב/גז).
• פריסות חדרים רטובים (במידה ויש).
• טופס הזמנה מכל אחד מספקי הפרויקט שנדרשו בתיק הדייר.

ספקים מקובלים הדרושים לתחילת טיפול

על מנת לזמן את הדיירים ולהציג בפניהם את הפרויקט ומנגנון תיאום הדיירים, נדרש, חשוב ולדעתי הכרחי שיהיו סגורים בחוזים הספקים השונים וגורמי החוץ שמולם צריך להתנהל הדייר.

הראשון, ואולי זה מובן מאליו אך בכל זאת בחרתי לציין, זה מתאם הדיירים עצמו. יש המעסיקים זאת כשכירים/שכירות בתוך הארגון. יש כאלו שרוכשים שירות זה במיקור חוץ.

חשוב להבין, לתרגל ולבצע מקרים ותגובות בין מתאם הדיירים למנהל שלו (היזם או הקבלן הראשי). פגישת סימולציה לדוגמא, אפילו בפורום נרחב של הפיקוח והיזם, יכולה לחדד נהלים ולנסות לרכך את התהליך.

בנוסף, נדרשים הספקים/קבלני משנה הבאים:

• ספק כלים לבנים
• ספק מטבחים
• ספק דלתות פנים
• ספק שיש
• קבלן מיזוג (במידה ונדרש)
• קבלן חשמל (לעיתים זה ישירות מול הקבלן הראשי ולעיתים ישירות מול קבלן החשמל)

מול כל ספק יש להבהיר את נהלי העבודה, המועדים להפניות וטיפול בדיירים ולוחות זמנים להשלמת הזמנות.

יש לבצע בדיקה כי החומר שנמצא אצל הספק, תואם את החומר שנמצא ומוגש לדייר בתיק הדייר.

לרוב אי התאמות אלו עולות כסף ליזם או לקבלן הראשי מעצם התוצרים שמוצגים לדייר ואי הנעימות מול הדייר ב"שנמוכים" וכד'.

מטריצות

על מתאם הדיירים להכין כתב כמויות לבחירות הדיירים, אצל ספקי הפרויקט. לכתב הכמויות הזה נהוג לקרוא "מטריצות". לרוב מוכן קובץ אקסל מרכז לכל הפרויקט, או לכל ספק.

חשוב לבצע בדיקה של הקובץ ביחס למפרטי המכר של הדיירים. לפעמים מכינים את המטריצות לאחר בחירת "מצגת ספקים" (כפי שיתואר להלן). לפעמים מתוך המטריצות בונים את מצגת הספקים. הכל תלוי מתי שולב מתאם הדיירים בפרויקט. ולכן, אי התאמה בין המובטח לדייר במפרט המכר, למידע המופיע במטריצות, יגרור לתקלות בהזמנות דיירים בפרויקט ולאי נעימות מול הדייר.

ספקי הפרויקט נדרשים לקלוט את המטריצות במערכות המידע שלהם ולהקים את הפרויקט על פי זה. עיקר המידע קריטי, על מנת להבטיח את הזמנות הסטנדרט שהובטח לדיירים. בנוסף, בסיס למידע הדרוש לשדרוגים, שירצה הדייר לבצע בפרויקט.

חשוב לבצע הגהה של מנהל הפרויקט את הכתוב במטריצות, בכל השלבים בתהליך. תקלות בהזמנות בתהליך, טוב שיעשו על בסיס מידע זה של המטריצות, על מנת לייצר בסיס מידע אחיד בין הגורמים המעורבים בפרויקט.

ככל שרמת אמינות המידע בתחילת התהליך תהיה גבוה, בירור עתידי יהיה מהיר ויעיל יותר.

מצגת ספקים

מצגת ספקים מכילה את המידע השיווקי והמסחרי של ספקי הפרויקט, לפריטים שהם מציעים לאספקה בפרויקט. המידע יכול להיות מוגש במספר קבצים. הראשון מכיל את המידע השיווקי של הפריטים ותיאורם. לדוגמא, איזה ריצופים (גדלים, גוונים, טקסטורות) מוצעים לריצוף בחדרי הבית. או דוגמא נוספת, איזה סדרה של ברזים ואינטרפוצים מוצעים על ידי הספק לפרויקט. קובץ שני יכיל את המידע המסחרי, הכולל מחיר של כל פריט המוצג במצגת.

יש ספקים שאורזים את המצגת בחוברות יוקרתיות המופקות ייעודי לפרויקט. לעיתים מספיק בקובץ PDF הכולל את המידע.

על הקובץ השיווקי להכיל את מחירי הזיכוי של הפריטים לדייר, על מנת לייצר שקיפות בהעברת המידע. ויש להקפיד לאחידות במחירים המוצגים במצגת למחירי הזיכוי, המובטחים לדייר במפרט המכר.

על הקובץ המסחרי להכיל בנוסף את המחירים של כל פריט במספר רמות. מחיר רכישה של הקבלן/יזם לפריט. מחיר זיכוי של הדייר לפריט.

יש להקפיד על אחידות המחירים המוצגים בהיבט המע"מ. זאת, על מנת למנוע מצב בו מחירים המוצגים במצגת אינם כוללים מע"מ, אך לדייר הובטחו מחירים כולל מע"מ. שיעור המע"מ מהווה סכום לא מבוטל שיערער את הצגת הנתונים.

מחירון שינויים

מושג זה של מחירון שינויים הוא כמו סדין אדום שמונף בפני שור. ליתר דיוק ניתן להגיד עדר של שוורים. כולם ממורמרים ממחירי השינויים בפרויקט. לקבלן הראשי, מחיר השינויים לא באמת מכסה את המשאבים הדרושים בביצוע שינויי דיירים בפרויקט בנייה רוויה. כך המצב גם מול קבלני המשנה.

הדייר בטוח כי הקבלן הראשי גוזר עליו קופון שמן, ואת כל הרווח בפרויקט עושה משינויים אלו. שלא לדבר על המחירים שהוא מכיר או בירר, מול המחירים המוצגים במחירון ומה הוא שילם בשיפוץ האחרון.

האמת תמיד נמצאת איפה שהוא באמצע. מצד הקבלן, אין במחירי שינויי הדיירים לכסות באמת את תקורות הקבלן והמשאבים בהתעסקות בהתאמת הדירה לרצונות הדייר. עלויות הפקת תוכניות, בקרה על התהליך, תיקון תקלות בביצוע וכד' לא משאירים רווח מיוחד בחשבון הקבלן.

מצד הדייר, מחירי היחידה במחירון יקרים יותר ממחירי קבלן שיפוצים. גם שינויים של תכנון לפני ביצוע עולים כסף. יש מנגנון תאום ובקרה שנדרש לממן. יש מרכיב של אבטחת איכות מורכב יותר.  וככל שיש יותר "ידיים" בתהליך, מחירי היחידה עולים. אין ספק שהסבר מצד הקבלן על מרכיבי העלות במנגנון תיאום הדיירים יכול להפיג תחושות אלו.

לחברות הביצוע הגדולות יש מחירוני שינויים המבוססים על ניסיון החברות בביצוע הפרויקטים. חברות ביצוע קטנות יותר נעזרות במחירון מסחרי מקובל. היתרון בשימוש במחירון מסחרי, הוא הצגת אמינות המחירים כמחירים מקובלים מול הדייר.

כמו כן, במידה והסכמי הקבלן הראשי מול קבלני המשנה עובד בחלק זה גב-אל-גב, אז כך לא חשוף הקבלן הראשי לפערי מחירים בין התקבול מהדייר לתשלום לקבלן המשנה.

החסרון, שיש סעיפים במחירון שלדעתי מתומחרים בחסר. הרבה יותר מסעיפים שמתומחרים ביתר.

שלבים בהתנעת מנגנון תיאום דיירים

בפרק זה מוצג התהליך בהקמת מנגנון תיאום דיירים בפרויקט חדש. מאחר ובענף הבנייה כל פרויקט הוא "אב טיפוס", לא ניתן לבצע העתקה מלאה מפרויקט אחר.

ככל שליזם ולקבלן ניסיון רב יותר בתהליך, ההתנעה יכולה להיות יותר מהירה.

התנעה – איסוף מידע

לתחילת התהליך נדרש לאסוף את המידע הדרוש במספר מישורים. הראשון הוא קליטת תוכניות הפרויקט, אדריכלות (כולל רשימות אדריכליות), אינסטלציה (ותכנון מתזים במידה וקיים בפרויקט), חשמל, מיזוג אוויר וכל מידע תכנוני אחר הרלוונטי למנגנון התיאום.

המישור השני הוא המפרטים ורמת השיווק של הפרויקט. זאת על מנת לקבוע את סוגי האביזרים, הכמויות ופירוט המוצר שנדרש לספק לדייר. חשוב שבשלב זה יהיה ליזם מפרט מכר דירות, לפחות לדירה לדוגמא מכל טיפוס. חשוב לעדכן את מנגנון תיאום הדיירים, במידה ומבצעים שינויים בתוכניות ו/או במפרטים על מנת לעדכן את בסיס הנתונים ולהפיץ עדכונים גם לספקים. במידה ואוסף המידע הוא הקבלן הראשי, חשוב לאסוף את חלקי המידע ממפרטי המתכננים ו/או המפרט הכללי של ההסכם. מה סוג אביזרי החשמל; מיזוג מלא או הכנות בלבד וכד'

עיבוד מידע פנימי

היתוך המידע בשלב זה קריטי להצלחת התהליך. למרות הלחץ והדחיפות להתקדם ולהתניע את העבודה, לתיאום התוכניות המוצגות לדייר וההתאמה למפרט המכר של כל דירה ודירה משמעות רבה בהיבט של איכות הביצוע, מניעת ליקויים ואי נעיות מול הדייר.

בשלב זה חשוב לוודא על מה מבקשים הצעת מחיר מול ספקי הפרויקט. כל מה שלא נסגר מראש ובכתב, יעלה לאחר מכן כסף מול הספקים.

חשוב ללמוד את המערכות בדירות בדגש על מיקום לוח חשמל דירתי ואופן התקנתו; מיקום יחידות המיזוג (פנימי וחיצוני) של כל דירה; מיקום דוד מים חמים; מסדרונות ומיקום אלמנטים קונסטרוקטיביים בדירה שלא ניתנים להזזה.

חשוב לבדוק את המטריצות המסופקות לקבלת הצעות מחיר ביחס לכמויות הכתובה; לקבוע יחסי ברוטו/ נטו/ בדק של ריצופים וחיפויים; סוגי ברזים; סוגי אסלות; מקלחונים ואמבטיות ורוחב של ארונות אמבטיה.

דוגמא אחת על מנת להבין את החשיבות: היה לי פרויקט, שבמפרט המכר של הדייר מופיע באמבטיה כללית ארון רוחב 100 ס"מ. בתוכנית אדריכלות מופיע מידת בנייה שמשאירה 100 ס"מ לארון אבטיה (אבל המידה האדריכלית לא לוקחת בחשבון עובי טיח קירות. לא לוקחת בחשבון עובי חיפוי קיר. בטח שלא לוקחת בחשבון סטיה מותרת בביצוע). עוד המידה האדריכלית לא לוקחת בחשבון, שמרבית ארונות האמבטיה שנמצאים בשוק, כוללים משטח ברוחב של 102 ס"מ. כך שארון תיאורטי שמוצג ברוחב 100 ס"מ, נדרש מידה נטו להרכבה 103 ס"מ אחרי טיח ואחרי חיפוי קירות. במצב זה, על מנת לעמוד בהבטחה לדייר במפרט המכר לארון 100 ס"מ, זה או להשתמש במוצר בהזמנת נגרות פרטית עם משטח שמסופק בנפרד (ויקר בערך פי 4 מהמוצרים התעשייתיים המשווקים), או להכנס עם הדייר לדין ודברים מדוע מסופק לו ארון אמבטיה הקטן ב-20 ס"מ מהמובטח ולספק "ארון 80". שגם אותו מספקים 82 ס"מ אחרי משטח ונדרש פתח בנייה של 83 ס"מ נטו.

בחירת ספקים

חשוב לקבוע למי הזכות לבחור את ספקי הפרויקט. במידה ורוצה היזם שליטה על זהות הספקים, טוב שייקח את הטיפול מול הספקים במלואו. החל מקבלת הצעות מחיר, דרך הסכם מחייב ועד תשלום חשבונות לספקים. יש להשלים זאת מול הקבלן בחלוקת "גבולות גזרה".

ככל ונושא זה נמצא בתחום אחריות הקבלן, יש לקבל ממתאם הדיירים ריכוז של כמויות ומטריצות לכל ספק וספק. לצרף את חלק המפרט הכללי ומפרטי המכר שמחויב הקבלן כלפי המזמין ולהכין תיק מסודר למכרז ספקים שיכלול כמה שיותר חומר כתוב על מחויבות הקבלן. במצב זה ניתן לקיים התקשרות גב-אל-גב ולמנוע הפתעות וחריגים בתהליך. לא רק בנושא הכספי, אלא גם חוסר רצינות, שמוצג לרוכש דירה בגילוי אי התאמות שכאלו.

יש להשלים התקשרות מלאה מול הספקים לפני סגירת תיק הדייר ולמלא טופס פתיחת פרויקט אצל כל ספק. חשוב להקפיד למלא בתשובות את כל השאלות המוצגות בטפסים של הספקים השונים. לתעד ולשמור את המידע נגיש לבירורים לאורך הפרויקט.

לאחר סגירת הספקים, יש להשלים את המידע הדרוש בתיק הדייר, כפי שיפורט מיד.

סגירת תיק דייר והפצת נהלי עבודה

כאשר כל המידע הושלם, ניתן לסגור תיק דייר ולעדכן את נהלי העבודה הרלוונטיים בין הגורמים השונים. הפרקים העיקריים של תיק הדייר צריכים לכלול:

• פרטי הרוכשים
• הוראות בטיחות וביקור באתר
• הסכם ביצוע שינויים.
• טופס הסכמה לתוכניות סטנדרט
• מידע כללי לביצוע שינויים
• הנחיות לחלקי העבודה ולוחות זמנים

1. הנחיות כלליות
2. הנחיות לעבודה מול ספק המטבחים
3. הנחיות לעבודה מול ספק כלים לבנים וריצופים
4. הנחיות לעבודה מול ספק מיזוג אוויר
5. הנחיות לעבודה מול ספק דלתות פנים
6. הנחיות לעבוד מול ספק שיש
7. הנחיות לספקים נוספים במידה ויש

• טופס סיום תיק דייר

חשוב להפיץ לכל המעורבים בתהליך העתק מתיק הדייר להערות, לפני ההפצה לדיירים. חובה לקבל את אישור היזם לתיק הדייר, במידה והמנגנון בטיפול הקבלן הראשי.

חשוב לחדד בנהלים הכתובים בתיק, את הטיפול מול מעצבי פנים של הדיירים השונים ואופן שילובם בתהליך. נקודה זו היא נקודה מאתגרת בתיאומים.

יש לאשרר כי הפרויקט נפתח באופן תקין אצל הספקים השונים והם מוזנים במערכות המידע שלהם, על מנת לזהות דיירים שפונים לסניפי המכירות.

זימון דיירים לתיאום

לאחר עבודת התיאום ברקע, הגיע השלב של זימון הדיירים למנגנון התיאום. מומלץ לתאם מול הקבלן, את העדיפות בזימון הדיירים, בהתאם להתקדמות העבודה בשטח. יש לזכור כי הדיירים המגיעים בתחילת התהליך, לא תמיד מבינים את לחץ הזמנים לסגירת התיק, כאשר הפרויקט נמצא בראשית הדרך ולרוב עוד במרתפים.

מהצד השני, חשוב לנהל נכון את זימון הדיירים לדירות שנמכרו בשלבי ביצוע מתקדמים ולהתאים את המסמכים המוגשים להם, בהתאם למצב הביצוע באתר, עדכני כמה שניתן.

חשוב להקפיד כבר בפגישה הראשונה על נושא לוחות הזמנים בתהליך מול הדייר. מתי הוא נדרש להשלים תיאום מטבחים וסגירת נקודות חשמל בתקרה וקירות, מפני שאלו הנושאים הדחופים ביותר להתקדמות ביצוע השלד.

ההתנהלות והתקשורת מול הדיירים צריכה להיות מכבדת, שירותית, אבל גם מקצועית ועניינית בהתאם לנהלים בתיק הדייר שהופץ לדייר. לדוגמא, דייר שלא מוכן לחתום על הסכם שינויים, לא יכול צפות לקבל מענה בנושא זה. דייר שמסרב לחתום על תוכניות שינויים, כאילו לא הוכנו תוכניות השינויים כלל ועיקר.

ובנוסף, לאחר שנסגרו השינויים המבוקשים על ידי הדייר, הוא חוזר ומבקש לבצע שינויים נוספים, יש לתת שירות ולנסות לעזור, אבל לא להבטיח כי ניתן, בלי תיאום עם מנהל הפרויקט בשטח וסגירת המשמעויות הכספיות של שינויים אלו אחרי ביצוע. כל זאת תוך הסברה נכונה מול הדייר, ואחידות בנהלי העבודה בין כל יתר דיירי הפרויקט (ע"ע קבוצות ווצאפ וכד').

סיכום ביניים

חשיבות הכרת המושגים והתהליך

פרויקט של בנייה בכלל, ובנייה רוויה למגורים כולל עשרות אם לא מאות של גורמי עניין שונים ששותפים בתהליך השלמת הדירה ומסירתה לדייר.

עם השנים, ולדעתי גם העליה במחירי הדירות, תחום תיאום הדיירים הולך ונעשה מורכב, ויחד עם זאת נורמה מקובלת גם בפרויקטים קטנים ובודאי בפרויקטים גדולים. על מנת לצלוח את הממשק של התאמת הדירה לבקשת הדייר, חשוב להבין את התהליך, להכיר אותו וליישם אותו עם נהלי עבודה ברורים ומתואמים לכמה שיותר גורמים בתהליך. שפה משותפת תביא לייעול והבנה טובה יותר לאורך הדרך.

חשיבות השלמת התהליך לפני יציאה לביצוע/ ממש בתחילת הביצוע 

תיאום הדיירים הינו תהליך מורכב שדורש הכנה נכונה של ערב רב של מידע. זה נכון גם בכמות המדיע הנדרש, וגם באופן השימוש וההיתוך של המידע ליצירת המנגנון בצורה נכונה.

יש לחסוך זמן, ולנצל את השלבים הראשונים של הפרויקט, ולהקדיש את המשאבים המתאימים להרכבת הפזל. כל מה שניתן לבצע ולהסדיר לפני ביצוע חוסך כסף רב לכולם. שלא נדבר על כך שלא ניתן לעצור קבלן בביצוע יציקת תקרהפרויקט, מאחר ודייר לא בחר מיקום של גופי תאורה בתקרה, שנקבעים במעמד היציקה.

ככלל, תיק דייר צריך להגיע לאתר לא יאוחר מחודש לפני יציקת רצפת הדירה הרלוונטית. לדירות שנמצאות בקומות התחתונות זה לא הרבה זמן לקבוע עיצוב ותיאום רצונות הדיירים.

למאמרים נוספים מאת זיו סימון:

• מדריך (חלק א'): כל מה שצריך לדעת על חיבורי חשמל בפרוייקט
• מדריך (חלק ב'): חיבורי חשמל בפרויקט חדש - טיפול בחדר טרפו