צבע הכסף: איך להשתמש בתקציב כדי לקדם את הפרויקט?

כולם יודעים כי חשיבותו של תקציב הפרויקט היא רבה, חשוב לעמוד בו עד כמה שניתן וצריך להתייחס אליו לאורך כל חיי הפרויקט.

ישנן כמה שיטות ליצירת תקציב מוצלח לפרויקט. במאמר הבא אציג לכם אותן, תוך התייחסות לנקודת המבט של היזם ולזו של הקבלן. שלוש השיטות שאליהן אתייחס הן: תקציב מחירי שוק, תקציב ״רזה״ ותקציב ״מלא״. השיטה שבה נשתמש תקבע בהתאם להגדרת הגורם המוביל את הפרויקט, שעמידה בו תוביל לכך שהפרויקט ייחשב מבחינתנו לפרויקט מוצלח. 

כדי לקבוע מה ייחשב לפרויקט מוצלח, נשתמש ב״משולש הזהב״, כפי שזה מוצג בתרשים מספר 1. למשולש 3 קודקודים, כשכל קודקוד מציג גורם משמעותי בפרויקט: כסף, איכות וזמן.  כשאנו בוחרים את אחד הקודקודים, למעשה אנו בוחרים מה יהיה הגורם שינחה אותנו בפרויקט. רק לאחר בחירת הגורם המנחה בפרויקט, ניתן לקבל החלטות מושכלות בבניית התקציב בפרט ובניהול הפרויקט בכלל, תוך שימוש באחת משלוש השיטות לבניית תקציב שאותן אסקור .יש לציין כי כשתנאי הפרויקט משתנים, יכול להיות שתשתנה הגדרת הפרויקט ובהתאם לזה תשתנה השיטה שבה נשתמש לבניית התקציב.

שיטה ראשונה – תקציב מחירי שוק

שיטה זו משמשת את רוב בוני התקציבים בחברות הבנייה, וזאת מכיוון שכולם נוטים לחשוב אינטואיטיבית שזו השיטה הטובה ביותר, ולא מכירים שיטות נוספות. כאשר קבלן ביצוע או יזם בונה תקציב, הוא מיישם את ניסיון העבר שלו בפרויקטים דומים, ובונה תקציב שלמיטב ידיעתו יעמוד במבחן הפרויקט המוצלח. אך האם תקציב כזה קיים?

בפועל, עולם מחירי הבנייה הינו עולם דינמי עם מרכיב משמעותי של חוסר וודאות. כך למשל, מחיר הקרקע יכול להשתנות, מחירי חומרי הגלם הנקבעים לפי השוק הגלובאלי עלולים להשתנות, הצעות המחיר מהקבלנים משתנות, וכו׳.  מכאן נובע, שניתן לבנות תקציב מחירי שוק שבאמת משקף בצורה נאמנה את מחירי השוק, רק כשמדובר בפרויקט שבו יש לנו ניסיון רב והתמחות ספציפית, כך שהיכולת שלנו להעריך את מחירי השוק מבוססת מספיק כדי לתת לנו רמת וודאות גבוהה. כמו כן, כמובן, שבמצבים של שינוי תנאים קיצוני (כגון במצב הנוכחי של נגיף הקורונה), יכול להיות מצב שבו גם אדם מאוד מנוסה לא יוכל להעריך מה יהיו מחירי השוק בצורה ריאלית ועל כן, גם הוא לא יצליח לבנות תקציב מחירי שוק. 

תקציב מחירי שוק מציג לנו את מחירי השוק לפי ההערכה הסובייקטיבית שלנו, אך למעשה, מבחינה אובייקטיבית, אין אפשרות להכין תקציב כזה, כיוון שמחירי השוק הם דינמיים, ולפעמים גם סטיות קטנות מהתקציב יכולות להצטבר לסטייה גדולה, ולכך שהתקציב לא באמת יישקף את מחירי השוק. 

מנקודת מבטו של קבלן הביצוע

בדרך כלל קבלן ביצוע בונה תקציב לאחר זכייה במכרז. במקרה הטוב היזם הוציא מכרז מסודר, כך שקבלן הביצוע הכין תמחיר מסודר, שבמסגרתו הוא פנה לקבלני משנה וביקש מהם הערכת מחיר מסודרת, בתוספת הוצאותיו והרווח שהוא מבקש להשיג, כך שהתמחיר משקף את מחירי השוק.  עם זאת, לעיתים בתהליך המו״מ על המכרז, קבלן הביצוע צריך לשנות את התמחיר שלו, בהנחה שלאחר מכן יוכל להחיל את המחיר המשתנה על קבלני המשנה שלו.  במקרה הפחות טוב, קבלן הביצוע זכה במכרז שכלל מחירון כללי, או במכרז הנחה שלא כולל תכניות מסודרות או כתב כמויות. במקרה זה, קבלן הביצוע בנה את התקציב בצורה ״עיוורת״, מבלי שביצע תמחיר טרם הזכייה במכרז, כך שיש סיכוי משמעותי שהוא לא משקף באמת מחירי השוק. כמובן שככל שמדובר על קבלן עם יותר ניסיון, כך סביר יותר שהוא יוכל לבצע הערכה טובה יותר של מחירי השוק. 

מנקודת מבטו של היזם

היזם בדרך כלל ניגש לתמחור הפרויקט עם כלי מרכזי אחד: מחיר הבנייה למ״ר. מדובר בכלי מאוד קל ליישום, אך הוא גם לא מדויק. למעשה, עוד לפני שיש תכניות לפרויקט או כתב כמויות מסודר, פונה היזם אל קבלנים עם בקשה כללית לדעת מה צפויה להיות עלות הבנייה של סוג מסוים של פרויקט במיקום מסוים. מכאן, שלרשות היזם עומדת רק הערכה כללית של המחיר אותו יידרש לשלם עבור מ״ר בנייה, כך שהסיכוי שלו לבנות תקציב מחירי שוק מדויק במצב זה הינו נמוך מאוד. כמובן, שככל שמדובר ביזם שיש לו יותר ניסיון באותו סוג של פרויקטים באותו המיקום, הרי שיש לו יכולת טובה יותר להעריך נכונה את מחירי השוק, ולבנות תקציב מדויק שמשקף את המציאות. 

שיטות מספר 2 ו-3: תקציב רזה ותקציב מלא

שתי שיטות אלה מתבססות על תקציב מחירי השוק, ומבצעות עליו מניפולציה מודעת כדי לתעדף משמעותית את אחד מגורמי הפרויקט (כפי שאלו הוסברו ב״משולש הזהב״) על פני הגורמים האחרים. בשתי השיטות האלה נבנה תקציב מחיר שוק, ולאחר מכן נעלה או נוריד את מחירי השוק בתקציב, בהתאם לגורם שאותו נרצה לתעדף. חשוב לציין, שגם העלאת או הורדת המחירים צריכה להתבצע בצורה מאוזנת, שכן סטייה גדולה מדי מתקציב מחירי השוק תוביל למצב בו התקציב בבירור איננו ריאלי, ולכן חסר משמעות. 

שיטה מספר 2 – תקציב ״רזה״
תקציב רזה מגלם מחירים נמוכים יותר ממחירי השוק. נשתמש בתקציב רזה בפרויקטים מונחי כסף, שבהם שולי הרווח נמוכים במיוחד - משמע, בפרויקטים שבהם אנו רוצים לספק ביצוע במחיר הנמוך ביותר האפשרי.
חסרון עיקרי של תקציב רזה הינו שהוא מוביל למצב בו באופן קבוע נגיע לחריגות מהתקציב, ומערכת הניהול שלנו עסוקה במו״מ מתיש כדי להגיע ליעדי התקציב. כמו כן, ביצוע בעלות נמוכה עלול להגיע ב״מחיר״ של פגיעה באיכות הביצוע או בזמן הביצוע, ויידרש פיקוח הדוק יותר על ביצוע העבודה. 

מנקודת מבטו של קבלן הביצוע

בין אם קבלן הביצוע ביצע תמחיר מסודר ובין אם לא, לאחר זכייתו במכרז ובניית התקציב יתברר האם שולי הרווח שהוא חזה לעצמו הינם סבירים או נמוכים מדי. במקרים שבהם שולי הרווח נמוכים מדי, קבלן הביצוע נדרש להקטין את העלויות שלו כדי להישאר עם רווח מהפרויקט ושימוש בתקציב ״רזה״ מאפשר לו להשיג מטרה זו תוך עבודה במסגרת התקציב, ולא בסתירה אליו, משמע, במקום שהתקציב יישקף את מחירי השוק, הוא ייקבע מחירים הנמוכים מהם ב 10-15%. כך, מערכת הניהול של קבלן הביצוע תדורבן לנהל מו״מ ״קשוח״ יותר, או לחפש קבלני משנה שיספקו מחירים נמוכים אלו. אמנם, לא סביר שכל קבלני המשנה שעמם יסגור קבלן הביצוע יעמדו במחירים הנמוכים שאותם הוא דרש לפי התקציב, אך גם אם רק חלקם יעמדו במחירים אלו, הרי שמחיר הביצוע הסופי ירד, כך ששולי הרווח של קבלן הביצוע יעלו.

מנקודת מבטו של היזם

היזם ישתמש בכלי התקציב ה״רזה״ בצורה זהה לזו של קבלן הביצוע. הורדת התקציב תחייב את היזם לפנות לקבלני ביצוע נוספים, לנהל מו״מ ״קשוח״, או לשנות את מפרטי הבנייה. אמנם, תקציב רזה יוביל לכך ששולי הרווח של היזם ייגדלו, אך יהיה עליו לבצע פיקוח משמעותי יותר על הביצוע (שעלולה, בתורה, להוביל לשחיקה של הצוות הניהולי שלו, שנדרש לעבודה הרבה יותר משמעותית וקשה בניהול הפרויקט), וכן עלול להיות מצב בו איכות הבנייה או זמן הבנייה ייפגעו.

שיטה מספר 3 – תקציב מלא

בתקציב מלא נבנה תקציב מחירי שוק ונעלה אותו כלפי מעלה. נשתמש בתקציב זה במקרים שבהם מדובר בפרויקט המונחה איכות או זמן, כך שלמעשה ״נקריב״ את עלות הביצוע, כדי להשיג איכות ביצוע גבוהה (תוך שנסגור עם קבלנים יקרים יותר שיספקו איכות עבודה גבוהה יותר) או זמן ביצוע קצר (תוך שנסגור עם קבלנים עם יותר כוח אדם, כדי לקצר את לוחות הזמנים בפרויקט). 

מנקודת מבטו של קבלן הביצוע

קבלן ביצוע המקבל פרויקט שנועד להתבצע בזמן קצר, או באיכות גבוהה מאוד, יידרש לתקציב מלא גם מצידו. זאת, שכן יהיה עליו לפנות לחומרי גלם באיכות גבוהה יותר שיהיו יקרים יותר, וכן לקבלני משנה יקרים יותר. כמו כן, יהיה על מנהלי הפרויקט מטעמו לבצע פיקוח הדוק יותר על איכות העבודה וזמני השלמתה, אך הם ישקיעו פחות בזמן בקיום משא ומתן על עלות הפרויקט ובקשות לחריגות, שכן התקציב יכיל מרכיבים אלו מראש. 

מנקודת מבטו של היזם
דוגמא טובה לתקציבים מלאים ניתן למצוא בבניית יוקרה, שבמסגרתה היזם מתכנן מראש בנייה במחיר גבוה יותר כדי לקבל איכות גבוהה יותר. הכוח הניהולי שלו מפקח על קבלנים ״שבעים״ יותר, המתרכזים יותר באיכות העבודה ובביצועה בלוחות זמנים קצרים וללא טעויות, תוך שימוש בעובדים יקרים יותר.

לסיכום

בחירת שיטת התקציב צריכה להיות צמודה לגורם המנחה את הפרויקט לפי ״משולש הזהב״- איכות, זמן, או כסף. לכל אחת משלוש השיטות לבניית התקציב יש חסרונות ויתרונות, ויש לבחור באיזו שיטה להשתמש בהתאם לכך.