סיכון מחושב: ניהול סיכונים בפרוייקטי בנייה ותשתית – ככה עושים את זה נכון!

ענף הבנייה והתשתיות הינו ענף מורכב ביותר, החשוף בכל עת לאינספור סיכונים שקשורים למורכבות הפרויקטים בשלביהם השונים ולמשכם הארוך. כפועל יוצא מכך, תהליך ניהול סיכונים בפרויקט בנייה מהווה הליך מהותי ומרכזי המסייע באיתור נקודות תורפה וכשלים פוטנציאלים על ציר הזמן של הפרויקט ומשפיע באופן ישיר על השגת היעדים, בין היתר מבחינת עלויות, עמידה בלוחות זמנים, בטיחות, איכות הבניה ותדמית הפרויקט.

אז מהו סיכון?

סיכון הוא למעשה אירוע לא ודאי, עתידי, שעדיין לא התרחש. סיכון נובע מסיבה כלשהי, אותה נרצה להבין ולאתר בשלב פיתוח תוכנית לניהול הסיכונים.

תוכנית ניהול הסיכונים וניתוחם, היא טכניקה המאפשרת לאתר את סיכוני הפרויקט מבעוד מועד,  להעריכם ולנתחם ולנקוט בפעולות התמודדות תואמות.

בתהליך זיהוי הסיבות לאירוע סיכון יש לבודד את הסיבות האפשריות ולתאר כל אירוע סיכון ביחס לסיבה ממנו הוא נובע. סיכון הוא אירוע ספציפי אותו יש לזהות ולהגדיר באופן מפורש, ולא באופן כוללני, כך שניתן יהיה לפתח אסטרטגיות מתאימות להתמודדות עימו.

תוכנית ניהול סיכונים מתפתחת באופן רציף ושוטף מיום יזום הפרויקט ועד להשלמתו. מטרתה לספק לבעלי העניין בפרויקט ולמנהליו מידע מהימן בנוגע לאיומים המסכנים את הפרויקט ולהציע דרכים להתמודד עמם. התהליך מתחיל בזיהוי אותם אירועים שעלולים לפגוע בפרויקט וביעדיו, ממשיך בהערכת ההסתברות שהם אכן יתממשו ויהפכו לבעיה, לצד מידת הנזק הטמונה בהם, ומסתיים בפיתוח אסטרטגיות מתאימות להתמודדות הן עם הסיכון, והן עם הבעיה/ החריגה שעלולה להיווצר.

תהליך ניתוח הסיכונים מתחלק לשלושה שלבים מרכזים:

01 שלב האיתור וזיהוי הסיכונים

02 שלב ניתוח המשמעות והערכת חומרת הסיכון

03 שלב הגדרת הסיכון ואופן ההתמודדות עמו

04 בקרה ועדכון שוטף

01 שלב האיתור וזיהוי הסיכונים

איתור וזיהוי הסיכונים מתרחשים במספר אופנים: ביצוע סקר סיכונים בתחילת הדרך מסייע למנהל הפרויקט  לזהות סיכונים פוטנציאלים ולהכין כלים להתמודדות. אירועים חיצוניים אשר קורים לאורך חיי הפרויקט ולא נחזו מראש יכולים ליצור סיכונים פוטנציאלים חדשים כגון, שינוים בכ"א בפרויקט, הפסקת אספקה של חומרי גלם נחוצים וכדומה ולכן מתחייב עדכון של הסקר על ציר הזמן של הפרויקט.

מניסיוננו אנו מזהים כי תהליך סיעור מוחות ושאילת שאלות על ידי גורמים החיצוניים לפרויקט מסייעים רבות לאיתור וזיהוי ראשוני של סיכונים. חברת בקרה וייעוץ  מנוסה היא אמצעי אשר תפקידו לזהות ולאתר את הסיכונים המהותיים. החברה תיעזר בצוות הפרויקט בתהליך הכנת הסקר.

את הסיכונים שזוהו נמליץ לסווג לקטגוריות לצורכי דיווח ומעקב. מוטב שרשימת הקטגוריות תהיה תמציתית, ואף משותפת לפרויקטים רבים, דבר שיאפשר השוואה ולימוד מהם גם באופן רוחבי. לכל קטגוריה של סיכון בפרויקט יש להקצות גורם אחראי למעקב, כך שרשימת הסיכונים המלאה תמיד תהיה במוקד תשומת הלב של גורם מקצועי או ניהולי מתאים. בדרך זו ניתן להבטיח זיהוי מוקדם הן של סיכונים חדשים, והן של שינוי בסיכונים קיימים.

02 שלב ניתוח המשמעות והערכת חומרת הסיכון

לאחר זיהוי הסיכונים בפרויקט ננתח את משמעותם והשלכותיהם באמצעות שתי הערכות:

• הערכת הסיכוי שהם אכן יתממשו ויהפכו לבעיה, כלומר חישוב דרגת חומרה Severity) ) , הסתברות  (Probability)להתרחשות ורמת הסיכון (Risk Level).
• הערכה של מידת/ עלות הנזק הצפוי המשוער כבסיס להשוואה מול עלות הטיפול המניעתי בסיכון.

בשלב זה אנו מנתחים את השלכות הסיכונים על הפרויקט, החומרה , העלויות , וכמובן מנסים לשער את ההסתברות שאכן יתקיים הסיכון.

מומלץ בשלב זה לבחון גם את מהות הסיכונים:

לאתר את שורשי הסיכון, לבחון האם יש כפילויות או הקבלה בין הסיכונים והאם ניתן להגדיר "סיכון על" בו תלויים סיכונים אחרים?

העמקה בשלב זה מבטיחה עבודה מדויקת ויעילה יותר בניהול הסיכונים

03 שלב הגדרת הסיכון ואופן ההתמודדות עמו

לאחר זיהוי הסיכון והערכתו יש להגדיר את התגובה המתאימה להתמודדות עמו, בנוסף יש להיערך למצב שבו הסיכון מתממש ויש להתמודד עם הבעיה אשר נוצרה.

התגובות צריכות לתת מענה גם לאופן ההתמודדות עם הסיכון לפני שהתממש והפך לבעיה וגם לאופן ההתמודדות עם הבעיה כשהסיכון התממש.

• קיימות מספר דרכים להתמודד עם סיכונים:

1. פעולה מונעת - Preemptive Action – פעולה שמטרתה להפחית את הסיכוי להתממשות הסיכון. פעולה זאת תתבצע במועד מוקדם ככל האפשר.
2. פעולת שיכוך - Mitigation Action – פעולה שמטרתה להפחית את הנזק (הקטנת חומרת הנזק). פעולה זו תתבצע בעת התרחשות הסיכון.
3. פעולה מתקנת - Corrective Action - פעילות שיש לבצע אחרי שהסיכון התממש במטרה להחזיר את המצב לקדמותו.
4. העברת הסיכון - העברת האחריות על הסיכון ועל הטיפול בו, לגורם אחר.
5. קבלת הסיכון - לקיחת "סיכון מחושב" מבלי לנקוט בשום פעולה.

שלוש הפעולות הראשונות, המתרחשות לפני או בעת אירוע הסיכון צריכות להיכלל במסגרת תכנית העבודה הכוללת ובתהליכי הפיתוח השוטף של הפרויקט.

כפי שצוין קודם מומלץ להגדיר גורם מרכזי שיסתכל על התמונה הכוללת כאשר לכל סיכון ימונה גורם מקצועי האחראי על לוחות הזמנים ועל הביצוע, אשר תפקידו לעקוב אחר הסיכון הספציפי עד לנטרולו.

04  עדכון שוטף ובקרה 

לאורך חיי הפרויקט חשוב לבצע בדיקה מחודשת, מעקב ובקרה שוטפת – אימות ובדיקה שסטטוס הסיכונים עדיין כפי שמופיע בתיעוד והרישום הראשוני והאם נוספו חדשים. בשלב זה נבחן את רשימת הסיכונים של הפרויקט ונשאל את עצמנו האם מידות החומרה והסבירות מעודכנות והאם חלו שינוים שהעצימו או הפחיתו את הסיכון?

חשוב לציין כי שילוב חברת ייעוץ ובקרה עם צוות מנוסה בעל ניסיון עשיר בפרויקטי בנייה ותשתיות, צוות אשר "ראה כמעט הכל", תבטיח הגדרה נכונה של אירועי הסיכון, הגדרה מדויקת של פעילויות לנטרול אותם הסיכונים, הפחתתם מראש ובכך כמובן תסייע בעמידה ביעדי הפרויקט עצמו.

בשיתוף סולברג ייעוץ בע"מ - מתמחים בייעוץ ובקרה לפרויקטים ומגה פרויקטים במגזר הציבורי

אז איך אתם מנהלים את הסיכונים בפרויקטים שלכם?

רוצים להכיר לעומק את עולם ניהול הסיכונים וללמוד כלים ומיומנויות מתקדמות לזיהוי, ניתוח והערכת סיכונים? הצטרפו לקורס ניהול סיכונים בפרויקטי בינוי ותשתית ב-CivilEng Academy. לפרטים >>